De fleste virksomheder har branddokumentation. Langt færre har et samlet og opdateret overblik, der viser, om kontrollerne faktisk er udført, fejlene er håndteret, og bygningens brandsikkerhed fortsat er intakt.
Lad mig begynde med et enkelt spørgsmål:
Hvis I blev bedt om at dokumentere brandsikkerheden i en af jeres bygninger i morgen, hvor hurtigt kunne I så fremvise:
- Den gældende DKV-plan?
- En oversigt over bygningens brandtekniske installationer?
- Dokumentation for udførte kontroller, eftersyn og service?
- Registrerede fejl og dokumentation for, at de er blevet afhjulpet?
- En tydelig angivelse af, hvem der har udført de enkelte kontroller?
I mange organisationer findes oplysningerne. De ligger bare fordelt mellem ringbind, mails, lokale drev, regneark, leverandørportaler og enkelte medarbejderes hukommelse.
Det er ikke nødvendigvis udtryk for manglende ansvarlighed. Det er oftere resultatet af en driftsorganisation, hvor mange forskellige installationer, lokationer, leverandører og kontrolintervaller skal koordineres over mange år.
Men når dokumentationen er fragmenteret, bliver det svært at bevise, at brandsikkerheden faktisk bliver opretholdt.
Kravet handler om mere end årlige serviceeftersyn
Bygningsreglementet stiller grundlæggende krav om, at drift, kontrol og vedligehold af brandsikkerheden skal ske, så sikkerheden opretholdes gennem hele bygningens levetid.
Det omfatter ikke kun tekniske installationer som ABA-, sprinkler- og brandventilationsanlæg. Det kan også omfatte blandt andet:
- Flugtveje og redningsåbninger
- Branddøre og brandmæssige adskillelser
- Gennemføringer og brandtætninger
- Håndslukningsudstyr og slangevinder
- Flugtvejs- og panikbelysning
- Skiltning og planer
- Adgangs- og indsatsforhold for redningsberedskabet
- Personalets instruktion og driftsorganisation
- Kontrol af, at bygningen fortsat anvendes i overensstemmelse med de brandmæssige forudsætninger
DKV-planen skal beskrive, hvordan de relevante forhold håndteres i den konkrete bygning. Den skal blandt andet forholde sig til driftsorganisation, ansvar, instruktion, kontroller og vedligeholdelse. Den er dermed ikke blot en mappe med tekniske bilag, men en operationel plan for, hvordan brandsikkerheden bevares i praksis.
DKV-planen er bygningens driftsmanual for brandsikkerhed
DKV står for drift, kontrol og vedligeholdelse.
For byggeri omfattet af BR18 skal der som udgangspunkt udarbejdes en DKV-plan før ibrugtagning. Planen fastlægger, hvordan brandsikringen skal drives og kontrolleres gennem bygningens levetid. Drift og vedligeholdelse skal herefter ske i overensstemmelse med den gældende plan.
For eksisterende bygninger kan situationen være anderledes. Nogle har en ældre, godkendt drifts- og vedligeholdelsesplan. Andre har ingen samlet DKV-plan og skal derfor drives efter de relevante regler og vejledninger for bygningen.
Det afgørende er, at man ikke ukritisk kopierer en standardskabelon eller en generel liste over kontrolintervaller. Kravene skal vurderes ud fra den konkrete bygning, dens anvendelse, brandstrategi, installationer og eventuelle tidligere myndighedsgodkendelser.
En eksisterende og godkendt DKV-plan skal fortsat følges, også selv om nyere generelle vejledninger på enkelte områder indeholder lempeligere krav. Ændringer, der påvirker bygningens brandmæssige forhold, kan desuden kræve en certificeret brandrådgiver og i visse tilfælde en byggetilladelse.
Oversigt over typiske kontroller og eftersyn
Der er mange eftersynskrav at finde rundt i, og de afhænger af de enkelte anlægs- og installationstyper. Herunder ses et udpluk af kravene. Brand & DKV løsningen fra TIMESAFE indeholder mange flere installationstyper og de eftersynskrav, som følger med.
| Område | Typiske krav, der skal håndteres |
|---|---|
| ABA-anlæg | Løbende egenkontrol, service, funktionsafprøvning og dokumentation efter gældende DKV-plan og anlægskrav |
| Automatiske sprinkleranlæg | Kontrol af blandt andet alarmer, pumper, ventiler og vandforsyning samt service og akkrediteret inspektion, hvor det er påkrævet |
| Varslingsanlæg | Funktionskontrol, service og eventuel akkrediteret inspektion |
| Brandventilation og røgudluftning | Kontrol af aktivering, åbninger, motorer, strømforsyning og samspil med øvrige installationer |
| Flugtvejs- og panikbelysning | Kontrol af funktion, strømforsyning, batterier, armaturer og skiltning |
| Branddøre og ABDL-anlæg | Kontrol af lukning, fastholdelse, frigivelse, tæthed og fri bevægelighed |
| Håndslukningsudstyr og slangevinder | Kontrol af placering, tilgængelighed, mærkning, stand og funktion |
| Passiv brandsikring | Kontrol af brandadskillende vægge, dæk, døre, fuger, gennemføringer og brandtætninger |
| Flugtveje | Kontrol af fri passage, dørfunktion, skiltning, belysning og overensstemmelse med godkendte planer |
| Systemintegration | Test af, at sammenkoblede brandtekniske installationer reagerer korrekt som ét samlet system |
Vigtigt: De konkrete aktiviteter, intervaller og krav til udførende skal fastlægges ud fra bygningens gældende DKV-plan, brandstrategi, myndighedskrav og de relevante regler og standarder. Oversigten kan derfor ikke stå alene som juridisk eller teknisk grundlag.
Kilde: Bygningsreglementets vejledning om brandforhold (BR18), opdateret med virkning fra 1. januar 2024.
Hvem har ansvaret?
Efter BR18 er det ejeren eller en person, som ejeren har udpeget som driftsansvarlig, der skal sikre, at de relevante driftsmæssige brandkrav overholdes.
En ekstern serviceleverandør kan udføre kontroller og vedligeholdelse. En rådgiver kan hjælpe med at udarbejde eller vurdere DKV-planen. Et akkrediteret inspektionsorgan kan foretage de nødvendige inspektioner.
Men det samlede ansvar forsvinder ikke, blot fordi opgaverne er udliciteret.
Det er en vigtig ledelsesmæssig pointe:
Man kan uddelegere arbejdet, men ikke behovet for at sikre, at arbejdet bliver udført og dokumenteret.
Derfor bør organisationen som minimum have klart defineret:
- Hvem der ejer det samlede ansvar
- Hvem der udfører de enkelte kontroller
- Hvem der følger op på fejl og mangler
- Hvem der godkender dokumentationen
- Hvem der kan fremvise den ved tilsyn
- Hvordan ansvaret overdrages ved personale- eller leverandørskifte
Udført er ikke det samme som dokumenteret
En kontrol kan godt være gennemført, uden at organisationen efterfølgende kan dokumentere den tilstrækkeligt.
Et flueben i et regneark fortæller eksempelvis ikke nødvendigvis:
- Hvem der udførte kontrollen
- Hvornår den blev udført
- Hvad der konkret blev kontrolleret
- Om der blev fundet fejl
- Hvilke billeder eller bilag der hører til kontrollen
- Hvem der fik ansvaret for at afhjælpe fejlen
- Hvornår forholdet blev bragt i orden
God branddokumentation skal derfor ikke kun vise, at en aktivitet er markeret som gennemført. Den skal skabe et troværdigt revisionsspor fra krav og kontrol til eventuel fejl, afhjælpning og afslutning.
Fem forudsætninger for at have styr på branddokumentationen
De organisationer, der lykkes bedst, arbejder typisk efter fem grundprincipper.
1. De kender deres bygninger og brandsikringstiltag
Der findes en opdateret registrering af relevante installationer og brandmæssige forhold på hver lokation.
2. Kravene er omsat til konkrete aktiviteter
DKV-planen ligger ikke blot som en PDF. Dens krav er gjort operationelle som tilbagevendende kontroller, serviceeftersyn, instruktioner og opfølgningsopgaver.
3. Dokumentationen knyttes til den rigtige bygning og installation
Servicerapporter, billeder og kontrolresultater arkiveres systematisk dér, hvor de hører hjemme – ikke kun i en generel dokumentmappe.
4. Fejl bliver fulgt helt til dørs
En konstateret fejl bliver oprettet som en konkret opgave med ansvarlig, frist, status og dokumentation for afhjælpning.
5. Ledelsen kan se status på tværs
Organisationen kan identificere manglende kontroller, åbne fejl og kommende frister uden at gennemgå hver enkelt lokation manuelt.
Mangler kan føre til påbud – og i alvorlige tilfælde forbud
Ved brandsyn kan det kommunale redningsberedskab kontrollere, om de gældende driftsmæssige brandkrav er overholdt.
Konstateres der ulovlige forhold uden konkret risiko for personskade, kan myndigheden udstede et påbud om at bringe forholdet i orden. Er der konkret risiko for personskade eller for, at rednings- og slukningsarbejdet hindres, kan anvendelsen af bygningen eller området blive forbudt, indtil forholdet er afhjulpet.
Den største risiko er derfor ikke, at en bestemt rapport ligger i den forkerte mappe.
Risikoen er, at manglende overblik skjuler:
- Kontroller, der aldrig blev udført
- Fejl, der ikke blev afhjulpet
- Anlæg, der ikke længere fungerer efter hensigten
- Bygningsændringer, som ikke er blevet indarbejdet i dokumentationen
- Uklare ansvarsforhold
- En DKV-plan, der ikke længere svarer til virkeligheden
Tre spørgsmål, der afslører jeres reelle niveau
- Kan I på få minutter se, hvilke brandkontroller der er gennemført, mangler eller snart forfalder på tværs af alle lokationer?
- Kan I følge en registreret fejl fra den første kontrol til den dokumenterede afhjælpning?
- Kan en anden medarbejder overtage ansvaret i morgen uden først at lede i mails, ringbind og leverandørportaler?
Er svaret nej eller måske, er udfordringen sandsynligvis ikke medarbejdernes indsats.
Så mangler der en fælles struktur.
Branddokumentation er både drift og ledelse
Den daglige kontrol ligger naturligt i driftsorganisationen. Men rammerne, ressourcerne og opfølgningen er et ledelsesansvar.
Ledelsen behøver ikke kende testproceduren for hvert enkelt ABA- eller sprinkleranlæg. Den skal derimod kunne stole på, at:
- Kravene er identificeret
- Opgaverne er placeret
- Kontrollerne bliver udført
- Afvigelser bliver håndteret
- Dokumentationen er tilgængelig
- Status kan følges på tværs af organisationen
Det er forskellen på at have dokumenter om brandsikkerhed og at have styr på brandsikkerheden.
Steen Olsen,
Direktør og partner i TIMESAFETIMESAFE er en platform til bygningsdrift, dokumentation og compliance. Jeg har arbejdet med facility management og teknisk drift i mere end 15 år og finder en stor interesse i at medvirke i den danske FM-debat.
