HelpDesk for jer
Nem indmelding. Samlet overblik.
Hurtigt løst.
Hurtig indberetning med QR-kode
Med TIMESAFE kan brugere indberette en fejl på under et minut – direkte fra mobil, web eller mail - med eller uden login.
Med eller uden login
Gør det muligt at indmelde opgaver med eller uden login. Jeres organisation bestemmer selv om brugerlogin skal være et krav eller ej.
Fuldt og samlet overblik over driftsopgaver
I TIMESAFE får driftsteamet et samlet overblik over alle åbne, igangværende og løste opgaver. Intet forsvinder i en travl indbakke. Tildel automatisk, fordel eller pluk opgaver.
Kommunikation ét sted
Al dialog om en opgave – mellem indberetter, driftspersonale og leverandør – samles direkte på opgaven i TIMESAFE.
Dokumentation og billeder
Brugere kan nemt vedhæfte billeder af fejl, så driftsteamet ved præcis, hvad problemet er, allerede før de ankommer.
TIMESAFE står til rådighed
Vi hjælper jeres organisation med at implementere HelpDesk, så I kan starte næste hverdag med ro i maven – og et samlet overblik over alle driftsopgaver, der sikrer, at intet falder mellem to stole.
Udfordringen
Når overblikket over driftsopgaverne mangler
Mundtlige beskeder
Fejl der meldes over kaffemaskinen eller på gangen bliver ofte glemt, fordi de aldrig skrives ned.
Mails og SMS'er og spredte Excel-ark
Opgaver spredt over forskellige indbakker og telefoner gør det umuligt at prioritere og dele arbejdsbyrden i teamet.
Manglende tilbagemelding
Brugere, der indberetter fejl, får sjældent at vide, når problemet er løst, hvilket skaber frustration og dobbelthenvendelser.
Uklar ansvarsfordeling
Uden en fælles platform er det svært at vide, hvem der har taget ansvaret for en opgave – eller om den overhovedet er startet.
Løsningen
Samlet overblik, bedre opgaveløsning
Samlet overblik over alle opgaver
Alt hvad der skal løses, er samlet ét sted – med tydelig status på, hvad der er gjort, og hvad der venter.
Al kommunikation gemt ét sted
Dialog, billeder og opdateringer ligger præcis dér, hvor de hører til – på selve opgaven.
Nem indberetning for alle
Brugere kan indberette fejl hurtigt og intuitivt uden at skulle kende interne processer eller kontaktpersoner.
Klart ansvar og opfølgning
Opgaver er altid tildelt en ansvarlig, og TIMESAFE sikrer, at intet falder mellem to stole.
Små skridt mod bedre overblik
Effektiv bygningsdrift kræver struktur
Følg alle opgaver til dørs
Alle på teamet har overblikket over opgaverne
TIMESAFE hjælper os med at holde styr på service af vores ventilationsanlæg samt egenkontrol af vores brandudstyr så vi er sikre på at overholde lovkravene i BR18.
Derudover har vi et super godt overblik over vores enheder når vi skal lave nye udbud på service, forsikringer mv.
Peter Olsen
Vesthimmerlands Kommune
TIMESAFE hjælper os med at komme regelmæssigt rundt i vores mange bygninger. Og så gir det os et dejligt overblik over hvad vi har i vores bygninger samt hvornår det skal laves div. Service på anlæggene både eksternt samt internt
Ligeledes bruges vi det til overblik over hvor gamle vores ting er og hvad vi har haft af udgifter på den enkelte ting så vi hele tiden kan vurdere om det stadig kan svare sig at rep det eller om det skal til udskiftes
Det bruges ligeledes når vi laver vores vedligholdsplaner.
Peter Olsen
Vesthimmerlands Kommune
Uden TIMESAFE havde vi ikke haft det overblik vi har i dag på vores ca. 5000 lejemål.
Vi i samarbejde med TIMESAFE fået udviklet et helt nyt Ticketsystem (HelpDesk), som har været et rigtig godt samarbejde, og vi er meget tilfredse med det færdige resultat.
Systemet hjælper os med et bedre overblik over afhjælpende vedligeholdelsesopgaver, og mulighed for et godt datagrundlag for at skabe et bedre overblik og optimere på det forbyggende vedligehold.
Mette Lodahl Rasmussen
Facility Manager i DGI Byen i København
Fordi TIMESAFE er så nemt og intuitivt at bruge, at selv nye medarbejdere let kan komme i gang med at arbejde i TIMESAFE efter en meget kort intro.
[Derudover får vi] et nemt overblik over vores installationers tilstand her og nu [samt] en mulighed for en langsigtet vedligeholdelsesstrategi.
Peter Kruse
Technical Facility Manager i Normal
Spørgsmål & svar
Ofte stillede spørgsmål
om HelpDesk
Har du andre spørgsmål? Kontakt os direkte – vi svarer hurtigt.
Kontakt osSkal brugerne have et login for at indberette en opgave?
Nej – medarbejdere og brugere kan indberette opgaver direkte via en QR-kode, en online formular eller mail – også uden at have et login i TIMESAFE, hvis I ønsker det.Det gør tærsklen for at melde en fejl så lav som mulig.Kan vi styre, hvem der modtager hvilke typer af opgaver?
Ja. I kan opsætte regler for, hvilke opgavetyper der automatisk tildeles hvilke ansvarlige – fx at rengøringsfejl går til serviceledere, mens tekniske fejl sendes til den tekniske afdeling eller en ekstern leverandør.Får indberetteren besked, når opgaven er løst?
Ja. Systemet kan automatisk sende en notifikation til indberetteren, når opgaven er markeret som løst. Det giver en god oplevelse for den, der meldte fejlen, og dokumenterer, at I handler på indberetninger.Kan vi oprette opgaver til vores eksterne leverandører?
Ja. I kan tildele opgaver direkte til eksterne leverandører og servicepartnere via TIMESAFE.De modtager en SMS eller mail, så de kan løse opgaven.Hvordan fungerer indberetning via QR-koder?
I placerer en QR-kode på det sted, det rum eller det anlæg, der skal kunne indberettes på.Når en medarbejder eller bruger scanner koden med sin telefon, åbnes en simpel formular, hvor de kan beskrive fejlen og vedhæfte et billede. Opgaven oprettes automatisk i systemet.Kan vi trække statistik på vores opgaver?
Ja. HelpDesk giver jer overblik over indberetninger, svartider og løsningstider – så I kan identificere mønstre, prioritere ressourcer og dokumentere driftsniveauet over for ledelsen.Kan HelpDesk bruges på mobilen?
Hvad kræver det at komme i gang?
Hvad er forskellen på TIMESAFE HelpDesk og andre ticket systemer?
TIMESAFE HelpDesk er et ticket system der er særligt udviklet til facility management og bygningsdrift.
I modsætning til generiske helpdesk-løsninger er TIMESAFE integreret med resten af driftsplatformen – så en indmelding eksempelvis kan knyttes direkte til et specifikt anlæg, en bygning eller et lokale, med fuld historik og dokumentation.
Det giver driftsafdelingen et overblik samtidig med, at der opbygges historik på anlæg og bygninger.
Kan TIMESAFE HelpDesk erstatte vores nuværende fejlmeldings-system?
Ja. Mange af vores kunder er skiftet fra en blanding af mails, SMS’er og Excel-ark til TIMESAFE HelpDesk. Implementeringen er typisk overstået på få dage, og de fleste teams oplever en markant reduktion i tid brugt på administration af driftsopgaver allerede i den første uge.
Kort sagt
Ét system til alle opgaver
Saml alle fejlmeldinger og driftsopgaver på én platform.
Hurtig indberetning
Gør det nemt for alle at melde fejl fx direkte fra mobilen via QR-koder.
Fuldt overblik
Følg med i status, ansvar og historik på alle opgaver ét sted.
Bedre kommunikation
Saml al dialog og dokumentation direkte på den enkelte opgave.