Drift & Vedligehold
Få styr på hverdagens mange opgaver
Drift & Vedligehold for jer
Automatisér og strukturér vedligehold og bygningsdrift
Samlet overblik
Med et samlet overblik er alle altid opdaterede på nye, igangværende og afsluttede opgaver. Det gør hverdagen nemmere for alle - både kollegaer og leverandører.
Prioritering og effektivisering
Overblikket gør det nemt at prioritere og fordele opgaver med det samme, så hele opgavehåndteringen effektiviseres væsentligt.
Inddrag leverandører
Giv opgaver til jeres eksterne leverandører, eller få input direkte fra dem, når de ser et forhold eller potentiale I bør tage stilling til. Det giver godt samarbejde og effektiv kommunikation.
Historik og dokumentation
Opgaver kan kobles direkte på et anlæg, en bygning m.v. Det giver sammenhængende historik og dokumentation, også med fotos, for jeres drift og vedligehold på tværs af jeres ejendomme og installationer.
Bæredygtig bygningsdrift
God vedligeholdelse forlænger jeres bygningers og anlægs levetid og reducerer energispild, nedbrud m.v. TIMESAFE giver jer data og indsigt til at træffe de rigtige bæredygtige valg for jeres bygninger og anlæg.
TIMESAFE står til rådighed
Vi hjælper jeres organisation med at implementere Drift & Vedligehold, så I kan starte næste hverdag med ro i maven – velvidende at driften er planlagt, og at bygningernes værdi bevares.
Udfordringen
Når driften ofte præges af brandslukning
Brandslukning frem for planlægning
Når vedligehold ikke er sat i system, opdages problemerne først, når skaden er sket – og så bliver reparationen altid dyrere.
Skjult forfald
Uden løbende tilstandsvurderinger og systematiske input forfalder bygninger og anlæg i det skjulte. Det forringer værdien af jeres aktiver og resulterer i uventede omkostninger.
Ineffektiv og rodet hverdag
Uden et centralt overblik bliver opgaver, aftaler og ansvar hurtigt spredt. Det skaber unødige og ineffektive arbejdsgange, sværere opfølgning og en rodet hverdag.
Tabt viden ved udskiftning
Når den erfarne kollega stopper, eller en leverandør skiftes ud, så forsvinder vigtig viden også. Uden et system starter nye kollegaer og leverandører helt forfra uden indsigt.
Løsningen
Når driften bliver mere planlagt og sammenhængende
Planlægning frem for brandslukning
Når vedligehold og opgaver sættes i system, kan problemer opdages og håndteres tidligere. Det giver bedre prioritering og færre akutte løsninger.
Synligt behov for vedligehold
Løbende registreringer og tilstandsvurderinger gør udviklingen synlig. Det giver et bedre grundlag for at vedligeholde bygninger og anlæg i tide.
Effektiv og struktureret hverdag
Med ét centralt overblik samles opgaver, aftaler og ansvar. Det skaber tydelighed, bedre opfølgning og en mere effektiv arbejdsdag.
Viden, der bliver i organisationen
Når opgaver, løsninger og historik dokumenteres, bevares vigtig viden - også når medarbejdere stopper, eller leverandører bliver skiftet ud.
Små skridt mod bedre overblik
Gør driften effektiv og velfungerende
Tag hånd om problemerne, mens de fortsat er små
Fra reaktiv til forbedret drift
Når opgaver, observationer og løsninger samles ét sted, bliver det lettere at prioritere indsatsen og reagere, før små problemer udvikler sig.
Samtidig opbygger I en historik, der synliggør mønstre, gentagne fejl og områder med behov for særlig opmærksomhed.
Det giver jer et bedre grundlag for løbende at forbedre driften, forebygge problemer og træffe mere bevidste beslutninger om bygninger og tekniske anlæg.
Håndværkerne, varehuscheferne og jeg opretter alle opgaver på platformen, så vi alle har overblik over status og fremgang. Det er rigtig godt, for vi kan vælge at følge de enkelte opgaver, og sker der ændringer, får vi alle besked om det.
Anders Djernes
Facility Management Teamleder i Bauhaus
Spørgsmål & svar
Ofte stillede spørgsmål
om Drift & Vedligehold
Har du andre spørgsmål? Kontakt os direkte – vi svarer hurtigt.
Kontakt osHvilke typer opgaver kan vi håndtere i Drift & Vedligehold?
I kan håndtere hele spændet af drifts- og vedligeholdelsesopgaver – fra et løst dørhåndtag eller en defekt lampe til større opgaver som udskiftning af et ventilationsanlæg.
Opgaverne samles i ét fælles overblik, uanset størrelse, fagområde eller hvem der skal udføre dem.
Kan vi opdele opgaverne i forskellige typer?
Ja, det kan I.
TIMESAFE indeholder forskellige opgavetyper som standard, men det er også muligt at tilføje flere med specifikke opgave-felter, der giver mening og relevans for netop den konkrete opgavetype.
Det kunne eksempelvis være en opgavetype til ‘Forslag til energioptimering’ eller ‘Varmt arbejde’. Efterfølgende er det muligt at filtrere på opgavetyper og trække indsigter ud, som viser hvor I bruger mest tid og økonomi.
Kan vi prioritere opgaver i forhold til hinanden?
Ja. Opgaver kan prioriteres efter eksempelvis vigtighed, deadline, bygning, ansvarlig eller opgavetype.
Det giver driften et samlet beslutningsgrundlag og gør det lettere at fokusere på de opgaver, der har størst betydning for sikkerhed, drift og økonomi.
Kan opgaver fordeles til både medarbejdere og leverandører?
Ja. Opgaver kan fordeles til interne medarbejdere eller eksterne leverandører.
Mange kunder arbejder sammen med deres leverandører via TIMESAFE, hvor leverandørerne opretter opgaver direkte i TIMESAFE. Så kan I tage stilling til dem og den økonomi, der følger med og hele kommunikationen er samlet ét sted, fremfor på mails, sms’er m.v.
Alle relevante parter kan følge status, kommunikere om opgaven og dokumentere arbejdet, så ansvar og fremdrift altid er synligt.
Kan medarbejderne arbejde med opgaverne fra mobilen?
Ja. TIMESAFE er mobilvenligt og kræver ikke installation af en app, men kan bruges uden videre på både smartphones og tablets.
Medarbejdere og leverandører kan blandt andet se deres opgaver, skrive kommentarer, tage billeder og afslutte arbejdet direkte fra telefon eller tablet.
Kan vi dokumentere, hvordan en opgave er blevet løst?
Ja. I kan dokumentere opgaven med beskrivelser, kommentarer, billeder, dokumenter og oplysninger om, hvem der har udført arbejdet og hvornår.
Dokumentationen gemmes som historik og kan efterfølgende findes på den relevante bygning, lokation eller det tekniske anlæg.
I specifikke sager kan dette understøtte jeres dialog med beredskaber eller forsikringsselskaber, der efterspørger konkret dokumentation for udførte vedligeholdelses- og genopretningsopgaver.
Hvordan understøtter TIMESAFE bæredygtig bygningsdrift?
Planlagt vedligehold forlænger levetiden på bygninger og tekniske anlæg markant.Ved at skifte fra reaktiv brandslukning til forebyggende drift reducerer I ressourcespild, unødvendige udskiftninger og energiforbrug. Det er god økonomi såvel som god bæredygtighed.Det er god drift at fikse små problemer før de vokser sig store, og netop det kan Drift & Vedligeholdelsesdelen hjælpe jer med.Kan vi se historikken på en bygning eller et teknisk anlæg?
Ja. Når opgaver knyttes til en bygning, en lokation eller et teknisk anlæg, opbygges der automatisk en samlet historik.
Det giver indsigt i tidligere reparationer, tilbagevendende problemer og de løsninger, der tidligere er valgt.
Historikken i TIMESAFE indeholder også de mange planlagte vedligeholdelsesopgaver, der finder sted i jeres bygninger – eksempelvis service eller lovpligtige inspektioner.
Kan TIMESAFE bruges til at håndtere varmt arbejde?
Ja. I kan oprette varmt arbejde som en særlig opgavetype og registrere de formelle oplysninger og sikkerhedsforhold, der skal være på plads.
De relevante parter kan gennemgå oplysningerne og underskrive digitalt, så dokumentationen samles sammen med opgaven.
Hvad er forskellen på reaktiv og planlagt vedligehold?
Reaktivt vedligehold betyder at man reparerer, når noget går i stykker – det er dyrt, uforudsigeligt og slider unødigt på bygningen.
Planlagt vedligehold er det modsatte: I forebygger eller reducerer mængden af nedbrud ved at udføre service og vedligehold i faste intervaller, baseret på bygningens tilstand og anlæggenes levetid.
TIMESAFE hjælper jer med at gå fra det første til det andet, men I vil aldrig helt kunne undgå uforudsete drifts- og vedligeholdelsesopgaver, men I kan samle op på dem, prioritere dem og løse dem med TIMESAFE som værktøj.
Kan vi se indmeldinger fra HelpDesk sammen med driftens øvrige opgaver?
Ja. Indmeldinger af opgaver via TIMESAFE’s HelpDesk løsning kan vises sammen med opgaverne i Drift & Vedligehold.
Det betyder, at driften kan prioritere brugernes indmeldinger sammen med egne driftsopgaver, vedligeholdelsesbehov og eksempelvis forslag til energioptimering.
HelpDesk, der blandt andet gør det nemt at indmelde opgaver uden først at skulle oprette alle jeres brugere af bygningerne, er et selvstændigt modul og er derfor ikke automatisk inkluderet i Drift & Vedligehold.
Kan vi følge op på opgaver, der ikke bliver løst?
Ja. I kan løbende se, hvilke opgaver der er nye, igangværende, overskredne eller afsluttede.
Det gør det nemmere at følge op på ansvarlige medarbejdere og leverandører og sikrer, at opgaver ikke bliver glemt eller falder mellem to stole.
Kan vi få overblik på tværs af flere bygninger og lokationer?
Ja. I kan samle opgaver fra hele ejendomsporteføljen og filtrere overblikket efter eksempelvis bygning, lokation, opgavetype, status og ansvarlig.
Det giver både den enkelte medarbejder et klart arbejdsgrundlag og ledelsen et samlet billede af opgavemængde, fremdrift og tilbagevendende udfordringer.
For VIRKSOMHEDER DER VIL FORBEDRE SIG
Vil du se hvordan TIMESAFE kan forbedre jeres drift?
Book en uforpligtende demo-gennemgang, og se hvordan jeres organisation kan få en mere effektiv hverdag med TIMESAFE Drift & Vedligehold.
Vi forholder os til jeres udgangspunkt – uanset størrelse og kompleksitet.