Sådan har Johnny Skyborg fået mere ro og bedre overblik i bygningsdriften

Johnny Skyborg har ansvaret for driften af to faciliteter på samlet cirka 10.000 m² med omkring 30 foreninger og mange daglige brugere. Det stiller store krav til overblik, struktur og evnen til at reagere hurtigt, når noget opstår.

Nemt at melde opgaver ind

Med TIMESAFE har Johnny fået en digital platform, der samler opgaver, dokumentation og faste rutiner ét sted og gør det lettere at drive Køge Nord Sport Center effektivt i praksis. En af de største forskelle i hverdagen er, at opgaver og fejl ikke længere skal huskes i hovedet eller skrives ned forskellige steder.

Når Johnny opdager en fejl på sin runde, eller når en bruger gør opmærksom på et problem, kan han oprette opgaven med det samme fra sin telefon, tage et billede og lægge den ind i systemet.

Samtidig kan brugerne selv melde fejl ind via QR-koder, som er placeret rundt i bygningerne, så små problemer bliver registreret og håndteret, før de vokser sig større. HelpDesken i TIMESAFE har både gjort hverdagen mere overskuelig for Johnny og teamet, og skabt en bedre serviceoplevelse for brugerne.

Bedre serviceoplevelse for brugerne

Johnny fortæller selv om værdien helt enkelt:
“Fornylig mødte jeg en gruppe badmintonspillere, der sagde ’fedt at du har fået fikset lyset i omklædningsrummet’. Jeg vidste ikke at det var dem, der havde meldt ind, men de havde meldt ind via QR koden i omklædningsrummet og jeg havde derfor mulighed for at rykke hurtigt på det. Det er en god fornemmelse!”.

Jeg ved faktisk ikke, hvordan jeg skulle klare mig uden.

Det udsagn siger meget præcist, hvad en velfungerende driftsplatform skal kunne. Den skal ikke bare være digital. Den skal være så brugbar i hverdagen, at den bliver et reelt arbejdsredskab.

Styr på de lovpligtige tjek og faste rutiner

Det gælder også i arbejdet med lovpligtige tjek og faste rutiner. Johnny bruger platformen til blandt andet kontrol af ventilationsanlæg, hjertestartere, slangevindere med mere, og dokumentationen ligger altid lige ved hånden. Specielt indenfor brand- og DKV området, gør TIMESAFE’s Brand & DKV løsning det nemmere at holde styr på og dokumentere de mange lovpligtige eftersyn.

Ved et nyligt brandeftersyn kunne Johnny tage telefonen frem og vise præcist, hvornår de enkelte tjek var udført. Resultatet var, at der ikke var nogen mangler, og at han slap for at lede efter papirer i mapper eller manuelle registreringer.

Lettere samarbejde

Platformen gør det også lettere at samarbejde med andre. Johnny bruger TIMESAFE til at samle og tildele opgaver til en kollega, der arbejder et par gange om ugen, så de er klar til når han møder ind.

De første eksterne håndværkere er også begyndt at blive oprettet i systemet. Det giver en mere struktureret planlægning i det daglige og skaber et bedre grundlag for at uddelegere opgaver og samle driften ét sted.

Brugervenlighed gør forskellen

For Johnny handler værdien i sidste ende ikke om digitalisering for digitaliseringens skyld. Den handler om brugervenlighed. Før arbejdede han i et system, som var tungt og komplekst, men med TIMESAFE har han fået en løsning, der er nem at bruge, nem at have med sig og nem at få ind i de daglige arbejdsgange. Det er netop derfor, platformen skaber værdi i praksis.

Casen med Johnny og Køge Nord Sport Center viser, at en digital platform kan gøre en konkret forskel i bygningsdriften. Ikke ved at gøre tingene mere komplicerede, men ved at skabe overblik, styrke dokumentationen, gøre samarbejdet lettere og give mere ro i en hverdag med mange opgaver og mange brugere.