Dengang var vi en spirende startup med gode idéer, der skulle føres ud i verden; i dag er vi fast inventar hos nogle af landets største organisationer, hvor vi skaber overblik, tryghed og ansvarlig drift.

Et nyt perspektiv med erfaringen i bagagen

Siden 2014 har vi hjulpet organisationer med at tæmme kompleksiteten i bygningsdrift og tekniske anlæg. Undervejs er vi vokset; over 30 millioner kvadratmeter bygninger driftes i TIMESAFE, og vi er blevet et mere erfarent team, der ved, hvordan Facility Management ser ud i den virkelige verden.

Vores nye hjemmeside afspejler endelig den position, vi har i dag: Vi er her for at give dig ro i maven, og ikke bare et system.

Enkelhed og struktur ligesom platformen

Den nye hjemmeside er bygget efter samme princip som TIMESAFE: enkelhed og struktur. Det skal være nemt at finde det, man leder efter – uanset om man er Facility Manager, teknisk chef eller CFO.

Vi har skåret ind til benet og skabt et digitalt univers, der kommunikerer præcis det, vi leverer: ro i hverdagen.

Vi har skærpet fokus på de brancher, hvor vi virkelig gør en forskel: retail, produktion, lager og logistik, samt kommuner og uddannelse.

Ikke for at lukke døren for andre, men fordi vi tror på, at ærlig rådgivning starter med at vide præcis, hvem man er bedst til at hjælpe.

Det er ikke et forsøg på at se større ud, end vi er – men et forsøg på at vise præcis, hvem vi er til for.

2026: Et år med fokus og erkendelse

For os er 2026 et år, hvor vi evaluerer på alt det, vi har lært. Vi er blevet klogere på vores egen styrke som løsning til bygningsdrift, og den erkendelse er fundamentet for vores fornyede visuelle identitet.

Vi har ryddet op i navigationen og sat brugervenligheden i højsædet, så du hurtigt kan se, hvordan vi kan hjælpe dig med at få dokumentationen på plads og driften til at køre.

Ro i hverdagen giver ro i maven. Det er vores løfte til kunderne, og nu er det også den følelse, du får, når du besøger os online.

Klik rundt og bliv bekendt med det nye TIMESAFE: timesafe.dk

Har du spørgsmål, feedback eller vil du bare se, hvordan vi kan forenkle din hverdag?

Tag endelig fat i os eller book en demo – vi er klar til at vise dig, hvordan fremtidens bygningsdrift ser ud.

Et køleanlæg svigter. En pumpe står af. Dokumentationen til et brandsyn kan ikke findes. Eller en mindre fejl udvikler sig til en større skade, fordi ingen havde overblik over, hvem der skulle reagere og hvornår.

Så begynder telefonerne at gløde.

Der skal findes en leverandør, fremskaffes reservedele, koordineres adgang og træffes hurtige beslutninger. Samtidig skal driften forsøge at begrænse konsekvenserne for medarbejdere, kunder, lejere eller produktion.

Den synlige regning kommer fra håndværkeren eller serviceleverandøren. Men den reelle omkostning er ofte langt større.

Reaktiv drift handler derfor ikke kun om vedligehold. Det handler om økonomisk risiko, driftsstabilitet og ledelsens mulighed for at disponere i tide.

Reaktiv drift kan ikke fjernes, men den kan fylde langt mindre

Der vil altid opstå akutte hændelser. Selv den bedst vedligeholdte bygning kan få et nedbrud, som ingen med rimelighed kunne have forudset.

Målet er derfor ikke at eliminere reaktiv drift. Målet er at undgå, at den bliver organisationens normale arbejdsform.

Når en stor del af driftsorganisationens tid bruges på at reagere, improvisere og genfinde information, bliver der mindre tid til planlægning, optimering og forebyggelse. Dermed opstår en selvforstærkende spiral: Jo mere tid der bruges på akutte problemer, desto mindre tid er der til at forhindre de næste.

Fire omkostninger, der sjældent bliver regnet med

1. Følgeomkostningerne overstiger ofte selve reparationen

Akutte opgaver skal løses på markedets og leverandørens betingelser.

Der er sjældent tid til at indhente flere tilbud, planlægge arbejdet optimalt eller koordinere det med andre vedligeholdelsesaktiviteter. Reservedele skal fremskaffes hurtigt, og arbejdet kan kræve aften-, weekend- eller hasteudkald.

Dertil kommer den interne tid, der bruges på fejlsøgning, koordinering, opfølgning og information til organisationen. Timerne fremgår sjældent af reparationsregningen, men de er en reel omkostning.

2. Et teknisk nedbrud kan blive et forretningsproblem

Konsekvensen af et nedbrud afhænger af bygningen og dens anvendelse.

I en butik kan svigtende køl eller ventilation påvirke varer, kunder og omsætning. I en produktionsvirksomhed kan et teknisk nedbrud stoppe eller begrænse produktionen. På en skole, i en boligorganisation eller på en arbejdsplads kan det påvirke sikkerhed, indeklima og brugernes mulighed for at benytte bygningen.

Derfor bør kritiske anlæg ikke alene vurderes ud fra deres tekniske værdi. De bør vurderes ud fra, hvad der sker med forretningen, hvis de svigter.

Det er en væsentlig forskel.

En pumpe til 30.000 kroner kan være langt mere forretningskritisk end et anlæg til én million, hvis pumpens nedbrud lukker en vigtig funktion.

3. Manglende vedligehold bliver til et uforudsigeligt kapitalbehov

Tekniske anlæg slides over tid. Bygningsdele forringes ligeledes over tid. Det kan ingen platform eller vedligeholdelsesstrategi ændre på, men der er stor forskel på at kende et kommende udskiftningsbehov flere år i forvejen og først opdage det, når anlægget ikke længere fungerer.

Når oplysninger om alder, tilstand, servicehistorik og forventet levetid er samlet, kan driften synliggøre de kommende behov over for ledelsen. Investeringerne kan prioriteres, budgetteres og eventuelt sammentænkes med energioptimering, ombygning eller andre projekter.

Uden det overblik bliver vedligeholdelsesefterslæbet usynligt, indtil det rammer økonomien.

Det gør driftsproblemer til likviditetsproblemer.

4. Manglende dokumentation er også en risiko

Det er ikke tilstrækkeligt, at en kontrol eller et servicebesøg er blevet udført. Organisationen skal også kunne dokumentere, hvad der er gjort, hvornår det er gjort, og hvem der har udført det.

Det gælder blandt andet inden for brandsikkerhed, hvor bygningens drifts-, kontrol- og vedligeholdelsesplan (DKV-plan) skal understøtte, at brandsikkerheden opretholdes gennem bygningens levetid. (Bygningsreglementet)

Hvis dokumentationen ligger i mails, ringbind, regneark og forskellige leverandørportaler, bliver organisationen unødigt sårbar.

Den ansvarlige medarbejder kan være syg. Leverandøren kan være skiftet ud. Eller dokumentationen kan eksistere uden at kunne findes, når der er brug for den.

Set fra et ledelsesperspektiv er dokumentation derfor ikke administration for administrationens skyld. Det er en del af organisationens risikostyring.

Problemet er sjældent manglende faglighed

Jeg møder mange dygtige driftsorganisationer, som kender deres bygninger og tekniske anlæg særdeles godt. Udfordringen er ofte, at deres viden ikke er gjort fælles og anvendelig.

Den kan ligge hos enkelte nøglemedarbejdere, i lokale regneark eller i en historik, som kun få mennesker kender. Så længe de rigtige personer er til stede, kan det fungere. Men organisationen bliver sårbar ved sygdom, jobskifte, pensionering eller udskiftning af leverandører.

Viden, der kun findes i hovedet på én medarbejder, er ikke et robust organisatorisk aktiv. Det er en personafhængighed.

Fra brandslukning til styring

Overgangen til en mere planlagt drift begynder ikke nødvendigvis med avanceret teknologi eller store digitaliseringsprojekter.

Den begynder med nogle grundlæggende spørgsmål:

• Hvad har vi?
  Hvilke bygninger, installationer og kritiske anlæg har organisationen ansvaret for?
• Hvad er tilstanden?
  Hvilke anlæg fungerer tilfredsstillende, og hvor er der tegn på slid, fejl eller udløbet levetid?
• Hvad skal ske og hvornår?
  Hvilke kontroller, servicebesøg og vedligeholdelsesaktiviteter skal gennemføres?
• Hvem har ansvaret?
  Er opgaverne fordelt entydigt mellem egne medarbejdere og eksterne leverandører?
• Hvad kommer det til at koste?
  Hvilke større vedligeholdelses- og udskiftningsbehov kan forventes de kommende år?

Når svarene er samlet og løbende opdateret, får driften et arbejdsredskab og samtidig får ledelsen et væsentligt bedre grundlag for at prioritere økonomi, risici og investeringer.

Den vigtigste gevinst er ikke færre opgaver

Systematisk drift betyder ikke nødvendigvis, at der bliver færre ting at håndtere. Tværtimod bliver flere behov ofte synlige i begyndelsen.

Forskellen er, at organisationen opdager dem tidligere og kan reagere, mens der stadig er handlemuligheder. En opgave, der identificeres i god tid, kan planlægges, prioriteres og budgetteres. En opgave, der først opdages ved et nedbrud, skal løses på hændelsens betingelser.

Det er forskellen mellem at styre driften og at blive styret af den.

Det relevante spørgsmål er ikke kun, hvad bedre drift koster

Når der skal investeres i kortlægning, bygningsscreening, vedligeholdelsesplaner eller et digitalt driftssystem, er det naturligt at spørge til pris og gevinst.

Men ledelsen bør stille et spørgsmål mere:

Hvad koster det os at fortsætte som hidtil?

Se på de seneste større nedbrud og hasteopgaver. Medregn ikke kun fakturaerne, men også driftstab, intern arbejdstid, midlertidige løsninger og de investeringer, som måtte gennemføres uden ordentlig planlægning.

Se derefter på, hvor stor en del af driftsorganisationens tid der bruges på at finde information, rykke leverandører og håndtere problemer, som kunne have været opdaget tidligere. Det giver ikke nødvendigvis en perfekt businesscase, men det giver et langt mere retvisende billede af prisen på reaktiv drift.

Systematisk bygningsdrift handler i sidste ende ikke om at registrere mest muligt. Det handler om at skabe den nødvendige indsigt til at handle i tide.

Det er dér, driften bliver et ledelsesværktøj, og ikke kun en funktion, der bliver synlig, når noget går galt.

Steen Olsen,
Direktør og Partner i TIMESAFE

TIMESAFE en platform til bygningsdrift, dokumentation og compliance. Jeg har arbejdet med facility management og teknisk drift i mere end 15 år og finder en stor interesse i at medvirke i den danske FM-debat.

Lad mig begynde med et enkelt spørgsmål:

Hvis I blev bedt om at dokumentere brandsikkerheden i en af jeres bygninger i morgen, hvor hurtigt kunne I så fremvise:

• Den gældende DKV-plan?
• En oversigt over bygningens brandtekniske installationer?
• Dokumentation for udførte kontroller, eftersyn og service?
• Registrerede fejl og dokumentation for, at de er blevet afhjulpet?
• En tydelig angivelse af, hvem der har udført de enkelte kontroller?

I mange organisationer findes oplysningerne. De ligger bare fordelt mellem ringbind, mails, lokale drev, regneark, leverandørportaler og enkelte medarbejderes hukommelse.

Det er ikke nødvendigvis udtryk for manglende ansvarlighed. Det er oftere resultatet af en driftsorganisation, hvor mange forskellige installationer, lokationer, leverandører og kontrolintervaller skal koordineres over mange år.

Men når dokumentationen er fragmenteret, bliver det svært at bevise, at brandsikkerheden faktisk bliver opretholdt.

Kravet handler om mere end årlige serviceeftersyn

Bygningsreglementet stiller grundlæggende krav om, at drift, kontrol og vedligehold af brandsikkerheden skal ske, så sikkerheden opretholdes gennem hele bygningens levetid.

Det omfatter ikke kun tekniske installationer som ABA-, sprinkler- og brandventilationsanlæg. Det kan også omfatte blandt andet:

• Flugtveje og redningsåbninger
• Branddøre og brandmæssige adskillelser
• Gennemføringer og brandtætninger
• Håndslukningsudstyr og slangevinder
• Flugtvejs- og panikbelysning
• Skiltning og planer
• Adgangs- og indsatsforhold for redningsberedskabet
• Personalets instruktion og driftsorganisation
• Kontrol af, at bygningen fortsat anvendes i overensstemmelse med de brandmæssige forudsætninger

DKV-planen skal beskrive, hvordan de relevante forhold håndteres i den konkrete bygning. Den skal blandt andet forholde sig til driftsorganisation, ansvar, instruktion, kontroller og vedligeholdelse. Den er dermed ikke blot en mappe med tekniske bilag, men en operationel plan for, hvordan brandsikkerheden bevares i praksis.

DKV-planen er bygningens driftsmanual for brandsikkerhed

DKV står for drift, kontrol og vedligeholdelse.

For byggeri omfattet af BR18 skal der som udgangspunkt udarbejdes en DKV-plan før ibrugtagning. Planen fastlægger, hvordan brandsikringen skal drives og kontrolleres gennem bygningens levetid. Drift og vedligeholdelse skal herefter ske i overensstemmelse med den gældende plan.  

For eksisterende bygninger kan situationen være anderledes. Nogle har en ældre, godkendt drifts- og vedligeholdelsesplan. Andre har ingen samlet DKV-plan og skal derfor drives efter de relevante regler og vejledninger for bygningen.

Det afgørende er, at man ikke ukritisk kopierer en standardskabelon eller en generel liste over kontrolintervaller. Kravene skal vurderes ud fra den konkrete bygning, dens anvendelse, brandstrategi, installationer og eventuelle tidligere myndighedsgodkendelser.

En eksisterende og godkendt DKV-plan skal fortsat følges, også selv om nyere generelle vejledninger på enkelte områder indeholder lempeligere krav. Ændringer, der påvirker bygningens brandmæssige forhold, kan desuden kræve en certificeret brandrådgiver og i visse tilfælde en byggetilladelse. 

Oversigt over typiske kontroller og eftersyn

Der er mange eftersynskrav at finde rundt i, og de afhænger af de enkelte anlægs- og installationstyper. Herunder ses et udpluk af kravene. Brand & DKV løsningen fra TIMESAFE indeholder mange flere installationstyper og de eftersynskrav, som følger med.

Vigtigt: De konkrete aktiviteter, intervaller og krav til udførende skal fastlægges ud fra bygningens gældende DKV-plan, brandstrategi, myndighedskrav og de relevante regler og standarder. Oversigten kan derfor ikke stå alene som juridisk eller teknisk grundlag.

Kilde: Bygningsreglementets vejledning om brandforhold (BR18), opdateret med virkning fra 1. januar 2024.

Hvem har ansvaret?

Efter BR18 er det ejeren eller en person, som ejeren har udpeget som driftsansvarlig, der skal sikre, at de relevante driftsmæssige brandkrav overholdes.

En ekstern serviceleverandør kan udføre kontroller og vedligeholdelse. En rådgiver kan hjælpe med at udarbejde eller vurdere DKV-planen. Et akkrediteret inspektionsorgan kan foretage de nødvendige inspektioner.

Men det samlede ansvar forsvinder ikke, blot fordi opgaverne er udliciteret.  

Det er en vigtig ledelsesmæssig pointe:

Man kan uddelegere arbejdet, men ikke behovet for at sikre, at arbejdet bliver udført og dokumenteret.

Derfor bør organisationen som minimum have klart defineret:

• Hvem der ejer det samlede ansvar
• Hvem der udfører de enkelte kontroller
• Hvem der følger op på fejl og mangler
• Hvem der godkender dokumentationen
• Hvem der kan fremvise den ved tilsyn
• Hvordan ansvaret overdrages ved personale- eller leverandørskifte

Udført er ikke det samme som dokumenteret

En kontrol kan godt være gennemført, uden at organisationen efterfølgende kan dokumentere den tilstrækkeligt.

Et flueben i et regneark fortæller eksempelvis ikke nødvendigvis:

• Hvem der udførte kontrollen
• Hvornår den blev udført
• Hvad der konkret blev kontrolleret
• Om der blev fundet fejl
• Hvilke billeder eller bilag der hører til kontrollen
• Hvem der fik ansvaret for at afhjælpe fejlen
• Hvornår forholdet blev bragt i orden

God branddokumentation skal derfor ikke kun vise, at en aktivitet er markeret som gennemført. Den skal skabe et troværdigt revisionsspor fra krav og kontrol til eventuel fejl, afhjælpning og afslutning.

Fem forudsætninger for at have styr på branddokumentationen

De organisationer, der lykkes bedst, arbejder typisk efter fem grundprincipper.

1. De kender deres bygninger og brandsikringstiltag

Der findes en opdateret registrering af relevante installationer og brandmæssige forhold på hver lokation.

2. Kravene er omsat til konkrete aktiviteter

DKV-planen ligger ikke blot som en PDF. Dens krav er gjort operationelle som tilbagevendende kontroller, serviceeftersyn, instruktioner og opfølgningsopgaver.

3. Dokumentationen knyttes til den rigtige bygning og installation

Servicerapporter, billeder og kontrolresultater arkiveres systematisk dér, hvor de hører hjemme – ikke kun i en generel dokumentmappe.

4. Fejl bliver fulgt helt til dørs

En konstateret fejl bliver oprettet som en konkret opgave med ansvarlig, frist, status og dokumentation for afhjælpning.

5. Ledelsen kan se status på tværs

Organisationen kan identificere manglende kontroller, åbne fejl og kommende frister uden at gennemgå hver enkelt lokation manuelt.

Mangler kan føre til påbud – og i alvorlige tilfælde forbud

Ved brandsyn kan det kommunale redningsberedskab kontrollere, om de gældende driftsmæssige brandkrav er overholdt.

Konstateres der ulovlige forhold uden konkret risiko for personskade, kan myndigheden udstede et påbud om at bringe forholdet i orden. Er der konkret risiko for personskade eller for, at rednings- og slukningsarbejdet hindres, kan anvendelsen af bygningen eller området blive forbudt, indtil forholdet er afhjulpet.  

Den største risiko er derfor ikke, at en bestemt rapport ligger i den forkerte mappe.

Risikoen er, at manglende overblik skjuler:

• Kontroller, der aldrig blev udført
• Fejl, der ikke blev afhjulpet
• Anlæg, der ikke længere fungerer efter hensigten
• Bygningsændringer, som ikke er blevet indarbejdet i dokumentationen
• Uklare ansvarsforhold
• En DKV-plan, der ikke længere svarer til virkeligheden

Tre spørgsmål, der afslører jeres reelle niveau

1. Kan I på få minutter se, hvilke brandkontroller der er gennemført, mangler eller snart forfalder på tværs af alle lokationer?
   
2. Kan I følge en registreret fejl fra den første kontrol til den dokumenterede afhjælpning?
   
3. Kan en anden medarbejder overtage ansvaret i morgen uden først at lede i mails, ringbind og leverandørportaler?

Er svaret nej eller måske, er udfordringen sandsynligvis ikke medarbejdernes indsats.

Så mangler der en fælles struktur.

Branddokumentation er både drift og ledelse

Den daglige kontrol ligger naturligt i driftsorganisationen. Men rammerne, ressourcerne og opfølgningen er et ledelsesansvar.

Ledelsen behøver ikke kende testproceduren for hvert enkelt ABA- eller sprinkleranlæg. Den skal derimod kunne stole på, at:

• Kravene er identificeret
• Opgaverne er placeret
• Kontrollerne bliver udført
• Afvigelser bliver håndteret
• Dokumentationen er tilgængelig
• Status kan følges på tværs af organisationen

Det er forskellen på at have dokumenter om brandsikkerhed og at have styr på brandsikkerheden.

Steen Olsen,
Direktør og partner i TIMESAFE

TIMESAFE er en platform til bygningsdrift, dokumentation og compliance. Jeg har arbejdet med facility management og teknisk drift i mere end 15 år og finder en stor interesse i at medvirke i den danske FM-debat.

Bygningsdrift har traditionelt levet et stille liv i organisationen. Så længe bygningerne fungerer, installationerne kører, og myndighedskravene er håndteret, er der sjældent stor opmærksomhed omkring indsatsen. Det ændrer sig hurtigt, når noget går galt.

Et kritisk anlæg svigter. Et lovpligtigt eftersyn kan ikke dokumenteres. En større vedligeholdelsesudgift kommer uventet. Eller vigtig viden forsvinder sammen med en erfaren medarbejder.

Tre udviklinger er særligt afgørende.

1. Kravene vokser – og manglende dokumentation er blevet en reel risiko

Bygninger og tekniske anlæg er omfattet af en lang række krav til blandt andet brandsikkerhed, eftersyn, service, arbejdsmiljø og energiforbrug. Det er ikke nødvendigvis nyt.

Det nye er omfanget, kompleksiteten og forventningen om, at organisationen ikke blot udfører de nødvendige aktiviteter, men også kan dokumentere, hvad der er gjort, hvornår det er gjort, og hvem der har gjort det.

En opgave er med andre ord ikke afsluttet, blot fordi den er udført. Den er først ordentligt håndteret, når dokumentationen også er på plads.

Samtidig skærpes kravene til bygningers energieffektivitet. Det reviderede europæiske bygningsdirektiv skal blandt andet understøtte renovering og en gradvis omstilling mod en dekarboniseret bygningsmasse. For offentlige bygningsejere gælder der desuden konkrete krav om løbende udpegning og renovering af dele af bygningsmassen. (Energy)

Det gør bygningsdrift til en del af virksomhedens risikostyring.

Ledelsen har derfor behov for mere end en mundtlig forsikring om, at “der er styr på det”. Den har behov for et troværdigt overblik over:

• hvilke krav og aktiviteter der er relevante
• hvem der har ansvaret
• hvad der er udført
• hvor der findes afvigelser
• hvilken dokumentation der kan fremlægges

Når denne viden ligger spredt i regneark, mails, mapper og leverandørportaler, bliver organisationen unødigt sårbar.

2. Bygningernes tilstand er også et økonomisk spørgsmål

Mange driftsorganisationer bliver først for alvor synlige, når noget går i stykker. Men den største økonomiske værdi skabes ofte længe før skaden opstår.

Det sker, når organisationen kender bygningernes og anlæggenes tilstand, opdager begyndende problemer og kan prioritere vedligeholdelsesindsatsen ud fra risiko, behov og økonomi.

Uden dette overblik bliver vedligeholdelsesbudgettet let baseret på sidste års tal, lokale ønsker og de problemer, der råber højest. Konsekvensen er ikke nødvendigvis, at der bruges for få penge. Risikoen er snarere, at pengene bruges for sent eller på de forkerte indsatser.

En mindre skade, der kunne være håndteret planlagt, kan udvikle sig til en akut reparation. Et anlæg kan blive udskiftet tidligere end nødvendigt, fordi servicehistorikken mangler. Og større investeringer kan ramme budgettet uden tilstrækkeligt varsel.

Derfor bør driften kunne give ledelsen svar på spørgsmål som:

• Hvilke større vedligeholdelsesbehov forventer vi de kommende år?
• Hvor er risikoen for driftsstop størst?
• Hvilke anlæg er kritiske for kerneforretningen?
• Hvilke indsatser kan med fordel fremrykkes eller udskydes?
• Hvad er konsekvensen, hvis vi ikke handler?

Det er her, bygningsdrift bevæger sig fra at være en løbende omkostning til at blive en aktiv del af virksomhedens økonomiske planlægning.

Det gælder også energiforbruget. Energi til bygningsdrift udgør næsten 40 procent af Danmarks samlede endelige energiforbrug, når der ses på opvarmning, ventilation og belysning. Driften sidder derfor med væsentlige muligheder for både at påvirke omkostninger og understøtte virksomhedens energi- og klimamål. (Energistyrelsen)

Men energiforbedringer kan ikke stå alene. De skal ses i sammenhæng med bygningens anvendelse, anlæggenes tilstand, vedligeholdelsesbehovet og de samlede investeringer.

Ellers risikerer man at optimere på ét nøgletal uden at forbedre helheden.

3. Viden skal tilhøre organisationen – ikke enkeltpersoner

Der findes stadig driftsorganisationer, hvor afgørende viden ligger hos nogle få erfarne medarbejdere.

De ved, hvilke anlæg der giver problemer. De kender bygningernes særheder, leverandørerne, de tidligere reparationer og de løsninger, der blev valgt for fem eller ti år siden.

Den viden har stor værdi, men hvis den primært findes i medarbejdernes hukommelse, er den også en risiko.

Ved sygdom, jobskifte, pensionering eller leverandørskifte kan mange års erfaring forsvinde fra den ene dag til den anden. Den næste medarbejder må derefter bruge tid på at genopbygge en viden, som organisationen allerede har betalt for én gang.

Digitalisering af bygningsdriften handler derfor ikke først og fremmest om at erstatte mennesker med teknologi. Det handler om at gøre medarbejdernes viden anvendelig for resten af organisationen.

Når stamdata, anlæg, servicehistorik, opgaver, dokumenter og tilstandsvurderinger samles struktureret, opstår der et fælles grundlag for arbejdet. Driften bliver mindre personafhængig, nye medarbejdere kommer hurtigere ind i opgaverne, og ledelsen får adgang til et mere retvisende beslutningsgrundlag.

Data har dog kun værdi, hvis de er tilstrækkeligt korrekte, ensartede og bliver brugt.

Målet er derfor ikke at registrere mest muligt. Målet er at registrere det, organisationen har brug for til at drive, dokumentere og udvikle sine bygninger bedre.

TIMESAFE samler bygninger, tekniske anlæg, opgaver, dokumentation og vedligeholdelsesbehov, så driften får overblik, og ledelsen får et bedre beslutningsgrundlag.

Den moderne driftschef skal levere både stabilitet og udvikling

Ledelsen forventer først og fremmest, at bygningerne fungerer. Driften skal være stabil. Kritiske anlæg skal være tilgængelige. Lovpligtige aktiviteter skal udføres. Og organisationen skal undgå ubehagelige overraskelser.

Samtidig forventes driftsorganisationen at effektivisere, reducere energiforbruget, anvende data bedre og skabe mere værdi med de tilgængelige ressourcer.

Det stiller driftschefen i en krævende position.

For meget fokus på udviklingsprojekter kan skabe uro i den daglige drift. Men et ensidigt fokus på at holde tingene kørende kan betyde, at organisationen aldrig får løst de grundlæggende problemer.

Den stærke driftsorganisation kan begge dele:

Den sikrer en stabil og veldokumenteret daglig drift og den bruger samtidig sin viden til løbende at forbedre processer, prioriteter og investeringer.

Driften skal kunne oversættes til ledelsesinformation

En teknisk chef eller driftschef behøver ikke gøre alle samtaler til økonomiske business cases. Det er til gengæld nødvendigt at kunne forklare konsekvenserne af de tekniske forhold i et sprog, som den øvrige ledelse kan handle på.

Det betyder eksempelvis, at man ikke blot fortæller, at et ventilationsanlæg er nedslidt. Man forklarer også:

• hvilken betydning det har for driften og brugerne
• hvor stor risikoen for svigt er
• hvilke muligheder organisationen har
• hvornår investeringen bør foretages
• hvad det kan koste at vente

Ledelsen skal ikke nødvendigvis kende alle tekniske detaljer. Den skal kunne forstå situationen, konsekvenserne og de mulige valg.

Her har driftsorganisationen en vigtig opgave. Den skal omsætte teknisk viden til et beslutningsgrundlag, som skaber reel handlekraft.

Facility Management er allerede strategisk

Facility Management bliver ikke strategisk, fordi vi kalder det strategisk. Det bliver strategisk, når driften kan påvirke virksomhedens risici, økonomi, energiforbrug, arbejdsmiljø, dokumentation og mulighed for at gennemføre sin kerneforretning. Det er allerede tilfældet i dag. 

Spørgsmålet er derfor ikke længere, om bygningsdrift hører hjemme på ledelsens dagsorden. 

Spørgsmålet er derimod, om organisationen har det nødvendige overblik til at træffe de rigtige beslutninger.

Det kræver ikke nødvendigvis flere registreringer, flere rapporter eller mere administration. Det kræver, at viden bliver samlet, ansvar bliver tydeligt, og data bliver omsat til handling. 

Det er præcis her, den moderne driftsorganisation skaber sin største værdi.

Steen Olsen,
Direktør og partner i TIMESAFE

TIMESAFE en platform til bygningsdrift, dokumentation og compliance. Jeg har arbejdet med facility management og teknisk drift i mere end 15 år og finder en stor interesse i at medvirke i den danske FM-debat.

I mange organisationer lever driftens viden stadig i mapper, mails, regneark, leverandørsystemer og hos enkelte nøglepersoner. Det er en løsning – bare ikke en gangbar én i længden.

Når dokumentation mangler, historik forsvinder, ansvar bliver uklart, eller opgaver ikke bliver fulgt til dørs, bliver driften reaktiv. Det koster tid, penge og overblik. Og det er en tilstand, der vokser sig dyrere med hvert år, der går.

Her får du et udsnit af vores guide, der giver 10 konkrete greb til, hvordan tekniske chefer, facility managers og driftsansvarlige kan skabe mere struktur, bedre dokumentation og et stærkere grundlag for beslutninger. Grebbene er ikke teoretiske – de er destilleret fra år med arbejde tæt på de organisationer, der har gjort det godt, og dem, der har lært det på den hårde måde.

Bestil den fulde guide under præsentationen af de første 4 greb.

Greb 1: Skab det fulde overblik

Du kan ikke styre det, du ikke kan se.

Mange driftsorganisationer har tekniske anlæg, serviceaftaler, tegninger, dokumentation og opgaver spredt på tværs af systemer, mapper og personer.

Når overblikket ikke er samlet, bliver driften afhængig af erfaring, hukommelse og lokale vaner. Det skaber sårbarhed – især ved sygdom, personaleudskiftning, leverandørskifte eller akutte hændelser.

Start her: Lav en samlet liste over jeres vigtigste bygninger, lokationer, tekniske anlæg, serviceaftaler og ansvarlige personer. Marker de områder, hvor dokumentation, ansvar eller historik ikke findes ét samlet sted.

Med TIMESAFE: I kan samle bygninger, anlæg, dokumenter, opgaver, serviceaftaler og historik i én fælles struktur, så overblikket ikke afhænger af enkeltpersoner.

Greb 2: Gør dokumentation til en del af driften

Dokumentation har først reel værdi, når den er opdateret, tilgængelig og bruges aktivt.

For mange organisationer ligger dokumentationen forkert, er forældet eller bliver ikke opdateret løbende.

Driftspersonale og leverandører arbejder ud fra et ufuldstændigt grundlag. Konsekvensen er mere koordinering, flere fejl, længere svar- tider og større risiko for, at beslutninger træffes uden korrekt viden.

Start her: Udpeg dokumenttyper, der er kritiske for jeres drift: tegninger, serviceaftaler, beredskabsplaner, tilstandsrapporter, dokumentation og leverandøraftaler. Gennemgå, hvor de ligger, ansvar og dato for opdatering.

Med TIMESAFE: Dokumenter kan knyttes direkte til bygninger, anlæg, lokationer og opgaver, så den relevante dokumentation findes dér, hvor den skal bruges

Greb 3: Få styr på ansvar og roller

Uklart ansvar – en stor kilde til ineffektiv drift.

Når det ikke er tydeligt, hvem der ejer en opgave, et anlæg, en lokation eller en leverandøraftale, opstår der ventetid, dobbeltarbejde og misforståelser.

Opgaver bliver sendt rundt, og vigtige beslutninger lander mellem flere stole. God drift kræver ikke kun dygtige medarbejdere. Den kræver klare roller, tydelige processer og en fælles forståelse af, hvem der gør hvad.

Start her: Kortlæg de vigtigste driftsområder og angiv én ansvarlig for hvert område. Det kan være anlægstyper, lokationer, leverandører, serviceaftaler, myndighedskrav eller interne opgaver.

Med TIMESAFE: Dokumenter kan knyttes direkte til bygninger, anlæg, lokationer og opgaver, så den relevante dokumentation findes dér, hvor den skal bruges.

Greb 4: Gør leverandørstyring mere struktureret

Leverandører er en vigtig del af driften – uden fælles struktur bliver samarbejdet ofte personafhængigt.

Serviceaftaler, responstider, opgavehistorik og dokumentation ligger ofte i mails, telefonnoter og hos enkelte.

Det gør det svært at følge op, sammenligne leverancer og sikre, at aftaler faktisk bliver overholdt. Når leverandørstyring bliver struktureret, bliver det lettere at stille krav, dokumentere leverancer og samarbejde.

Start her: Saml overblik over jeres vigtigste leverandører, aftaler, kontaktpersoner, serviceintervaller og historik. Vurder derefter, hvor I mangler dokumentation for udført arbejde eller aftalte forpligtelser.

Med TIMESAFE: Leverandører kan arbejde ud fra samme platform, hvor opgaver, dokumentation, historik og ansvar er samlet ét sted. Det danner grobund for et effektivt samarbejde.

Hent den fulde guide

De næste seks greb handler om at gå fra reaktiv til planlagt drift, skabe ensartede processer på tværs af lokationer, bruge historik og data som beslutningsgrundlag, håndtere vedligeholdelsesefterslæb og den økonomiske prioritering, forlænge levetiden på bygninger og anlæg, og gøre driften mindre personafhængig.

Guiden indeholder desuden en komplet tjekliste, som du kan bruge til at vurdere, hvor jeres organisation har det største forbedringspotentiale.

Vi har udvidet TIMESAFE-teamet med tre nye kollegaer, som hver især bringer tung erfaring, skarpe kompetencer og friske perspektiver ind i vores hverdag.

Barbara har fokus på marketing, brand, positionering og kommunikation. Hun kommer med en solid baggrund fra Profound Partners, hvor hun har været koncernmarketingansvarlig for flere virksomheder i koncernen. Barbara har et skarpt blik for både retning og sammenhæng, og for at gøre komplekse budskaber klare og menneskelige.

Rasmus arbejder med kampagner og leadgenerering og har mange års erfaring fra blandt andet Plandisc. Det bliver i høj grad Barbara og Rasmus, der sammen skal skabe magien på marketing- og kommerciel side. De er begge tilknyttet som konsulenter, men har deres kontor og daglige gang hos os, og er en fuldt integreret del af teamet.

Tòmas er startet som Senior Frontend Developer og skal være med til at løfte den del af platformen, vores brugere møder hver dag – design, funktionalitet og brugervenlighed (UI og UX). Tómas har solid erfaring med sig, ikke mindst fra IMPACT, hvor han var Frontend Tech Lead.

Vi går dermed ind i 2026 med mere kapacitet, mere fokus og endnu større ambitioner om at gøre en forskel for både nye og eksisterende kunder.

Velkommen til Barbara, Rasmus og Tómas!

For os er Gazelle prisen et bevis på, at det engagement hele TIMESAFE-teamet lægger i produktet og kunderne hver dag, skaber både værdi, vækst og udvikling. Prisen er det også et udtryk for, at de kunder, der vælger os som leverandør forbliver kunder – det bedste kvalitetsstempel vi kan få. I dag bliver omkring 30–35 mio. m2 bygninger driftet via TIMESAFE.

Hvornår er man en Børsen Gazelle virksomhed?

Der er 6 faktuelle forhold, som skal være opfyldt for at en virksomhed er Gazelle:

• Minimum 4 årsregnskaber skal være offentliggjort
• Omsætningen skal være mindst 1 mio. kr. i første regnskabsår
• Positiv vækst i omsætningen hvert år i de fire år
• Samlet fordobling af omsætningen, eller mere, i de fire regnskabsår
• Positivt resultat i alle fire regnskabsår
• Virksomhed skal være et ApS eller A/S

Det er i øvrigt tredje gang, vi modtager Børsens Gazelle-pris.

Vækst på det rigtige grundlag

Vækst for vækstens skyld siger os ikke noget. Det gør det til gengæld, når vi vækster på det rigtige grundlag, og derfor går vi op i tæt dialog og samarbejde med vores kunder, hvor vores fokus er på ærlig dialog, samarbejde og kontinuerlig forbedring. Når vi forstår vores kunders hverdag, kan vi udvikle digitale løsninger, der styrker compliance, drift, vedligehold, energireduktion og overblik på tværs af hele bygningsporteføljer.

En stor tak til hele team TIMESAFE for indsatsen – og ikke mindste til vores mange kunder og samarbejdspartnere for tilliden. Vi glæder os til at bygge videre på succesen sammen og til at bidrage med løsninger på både jeres udfordringer og potentialer.

Løsningen er ideel til eksterne aktører og gæster, som nemt og hurtigt kan tjekke ind og ud, samtidig med at du får dokumenteret tilstedeværelse og fuldt overblik.

Fordele:

• Hurtigt og enkelt check-in med QR-kode
• Nem adgang for besøgende i bygningen
• Fuld dokumentation af, hvem der er i bygningen
• Understøtter sikkerhed, beredskab og myndighedskrav
• Mulighed for krav om accept af betingelser ved tjek ind

Du kan læse mere på produktsiden for Tjek ind / Tjek ud og du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os, hvis du vil høre mere.

Ændringerne er opdateret i TIMESAFE

TIMESAFE kunder der bruger BR18 Brandpakken får automatisk overvåget og opdateret deres brandløsning, så den stemmer overens med de aktuelle krav. Det gør de, fordi vi overvåger Bygningsreglementet som en del af abonnementet. Når der er ændringer, så opdaterer vi dem og giver besked – sådan som det er tilfældet her.

Klik her, hvis du vil vide mere om BR18 Brandpakken.

Tilgængelige turnusmuligheder og uddrag af Bygningsreglementet på såvel enheder som turnus er opdateret i TIMESAFE på alle de virksomheder, der anvender BR18 Brandpakken. Dermed er det nu muligt for dig at tilrette jeres turnusser i henhold til de nye regler, hvis I er blandt dem, der kan følge den opdaterede vejledning.

Derudover ved vi, at flere kunder fastholder princippet om hyppigere intervaller på egenkontrollerne end dem Bygningsreglementet stiller, fordi de opnår andre fordele som følge af en hyppigere rundering og kontrol. Hvad der er rigtigst for jer at gøre, er en blanding af de gældende krav til brandsikkerhed og jeres egne ønsker og hensyn i øvrigt.

Usikker på reglerne for dine ejendomme?

Se en oversigt over ændringerne på Bygningsreglementets hjemmeside ved at klikke her.

Er du usikker på, hvilke regler der gælder for din ejendom? Kontakt dit lokale beredskab eller en certificeret brandrådgiver.

Overblik over ændringerne i BR18 Brandpakken

Herunder er et kort uddrag af ændringerne, som vi har tilpasset i BR18 Brandpakken i TIMESAFE:

Slangevinde – ændringer i egenkontrol

Såfremt den konkrete bygning er omfattet af de generelle retningslinjer i BR18, er kravet til egenkontrol ændret fra et månedligt serviceeftersyn til et halvårligt serviceeftersyn for bygninger i anvendelseskategori 6. For øvrige er det månedlige serviceeftersyn bortfaldet.

Brandtæppe – ændringer i egenkontrol

Såfremt den konkrete bygning er omfattet af de generelle retningslinjer i BR18, er kravet til egenkontrol ændret fra et månedligt serviceeftersyn til et årligt serviceeftersyn.

Håndildslukkere – ændringer i egenkontrol

Såfremt den konkrete bygning er omfattet af de generelle retningslinjer i BR18, er kravet til egenkontrol bortfaldet.

Ændringen gælder alle typer håndildslukkere.

El-sikkerhedsattest, Brandmandselevator, Iltreduktionsanlæg og Branddasker – ingen egenkontrol

Såfremt den konkrete bygning er omfattet af de generelle retningslinjer i BR18, er kravet til egenkontrol bortfaldet. Det betyder, at El-sikkerhedsattest og Brandmandselevator udgår helt af TIMESAFE BR18 Brandpakken.

Stigrør – ændringer i egenkontrol

Såfremt den konkrete bygning er omfattet af de generelle retningslinjer i BR18, er kravet til egenkontrol ændret fra et månedligt eftersyn til et halvårligt eftersyn.

Flugtveje – sproglige præciseringer

Regelsættet er opdateret i forhold til flugtveje. Der er tale om flere præciseringer af afsnit 7.3.2, 7.3.2.1 og 7.3.2.2.

Vil du høre mere om BR18 Brandpakken, egenkontrol og DKV?

BR18 Brandpakken anvendes i dag i mange tusinde bygninger i hele landet. Vores løsning kan formodentlig også hjælpe jer med at få overblik og struktur på de mange krav fra BR18 – på en enkel og effektiv måde. Vores løsning tager afsæt i BR18, er standardiseret og lige til at tage i brug.

Kontakt os hvis du vil høre mere – det er helt uforpligtende.

[ts_light_contact_form]

Fra prototype til virksomhed

Da vi først startede, var vores fokus primært på at løse opgaver inden for ventilationsservice i samarbejde med de fem kommuner. Vores mål var at levere en funktionel løsning, der ikke kun håndterede opgaven, men også gav os værdifuld indsigt og erfaring. Denne tidlige erfaring var afgørende for vores udvikling som virksomhed.

Efter cirka et år besluttede vi at etablere TIMESAFE som en selvstændig virksomhed. Dét skridt markerede begyndelsen på vores rejse som en virksomhed dedikeret til at hjælpe organisationer med at effektivisere og udvikle deres facility management og asset management på en ny måde, hvor data, transparens og samarbejde var centrale elementer. Vores produkt blev relanceret og fortsatte med at udvikle sig i takt med vores kunders behov.

Fra kommuner til mange brancher

I de sidste 10 år (og specielt de seneste) er TIMESAFE vokset i omfang og rækkevidde. Vi understøtter nu ikke kun kommuner, som der siden starten er kommet mange flere til af, men også store offentlige institutioner som f.eks. Bygningsstyrelsen og en lang række af boligforeninger, ejendomsadministratorer, retailkæder, hoteller, skoler og meget mere. Det er fantastisk at se, hvordan TIMESAFE har fundet anvendelse i så mange forskellige sektorer og brancher.

Vores platform håndterer i dag mange tusinde bygninger, og vores løsninger spænder bredt over det tekniske område inden for bygningsdrift og optimering. Fra ventilation, køling, VVS og el til brand, sikring og meget mere – sammen med vores kunder har vi udviklet værktøjer og løsninger, der dækker en bred vifte af behov.

En af vores mest populære løsninger i øjeblikket er den, vi har udviklet i samarbejde med Elgiganten og Coop. Løsningen hjælper med at håndtere komplekse udfordringer inden for brandsikkerhed, digital egenkontrol og DKV (Drift-, Kontrol & Vedligehold) og anvendes i dag af mange både mindre virksomheder og store koncerner. Ved at gøre det komplekse enkelt hjælper vi vores kunder med at opfylde strenge dokumentationskrav og sikre brandsikkerheden i deres bygninger.

Bæredygtighed og grøn omstilling

I vores udvikling arbejder vi også med de voksende krav om bæredygtighed og miljømæssig ansvarlighed. I dag er grøn omstilling og ESG (Environmental, Social, and Governance) endnu mere centrale temaer for vores kunder og os selv. 

Vores kunder bruger eksempelvis TIMESAFE data til at reducere CO2 og energiforbruget, strukturere og optimere driften og anlæg bedre, så de holder længere. Data bruges også til at foretage prioriterede indsatser, som eksempelvis at udskifte køleanlæg, der bruger store mængder af skadelige kølemidler med nye og mere miljøvenlige anlæg. Vi er glade for at bidrage til en positiv udvikling i et marked, der søger og prioriterer løsninger på klimakrisen.

At forbinde og forenkle

Vores motivation har altid været at gøre det så nemt som muligt for organisationer at arbejde sammen om facility management, asset management, drift og vedligeholdelse, energioptimering, grøn omstilling, brandsikkerhed og opretholdelse af lovkrav. Vi ser os selv som bindeleddet mellem alle de mennesker og virksomheder, der arbejder sammen om at sikre, at bygninger og installationer fungerer optimalt. Der er virkelig sket meget igennem de sidste 10 år og vi ser meget frem til de næste 10 år med endnu mere innovation, bæredygtighed og partnerskab. 

Allersidst – et KÆMPE STORT TAK til alle vores kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere igennem årene! Uden jer og jeres aktive deltagen og engagement var TIMESAFE ikke blevet til det produkt og den virksomhed det er i dag. Vi lægger os fortsat i selen for at udvikle og implementere nye værdiskabende løsninger sammen med jer, der kan imødekomme de skiftende behov I og samfundet som helhed har.