Krista Vos fra Vejle Kommune arbejder med rottebekæmpelse. Hun er med til at lave det forebyggende arbejde med placering af rottespærrer og rottefælder i kommunens kloakker. Men ofte har det været brandslukningen, der tager mest opmærksomhed.

Det er klart, at når Hr. og Fru Jensen har rotter, så kræver det noget opmærksomhed her og nu. Men det kan helt sikkert bedst betale sig økonomisk at lave det forebyggende arbejde. Det vil jeg meget hellere bruge min energi på.

Krista Vos, Vejle Kommune

Så hvordan bevæger Krista og Vejle Kommune sig fra brandslukning til forebyggelse? Det kan du læse om og få inspiration til her.

Udgangspunktet for en ny tilgang

Da Krista blev ansat i Vejle Kommune fik hun overdraget en række regneark med rottespærrer og deres placering. Og så modtog hun løbende fakturaer fra det kloakfirma, der servicerede de mange rottespærrer.

Med en stigning af rotteanmeldelser på over 80% i 2020, så bliver vi nødt til at se os om for at finde en mulighed for at arbejde mere effektivt. Og det var jo heller ikke den bedste timing, at vi fik så mange anmeldelser, når vi nu også gerne ville bevæge os over imod forebyggelse frem for brandslukning. Så vi fik en god udfordring.

Krista Vos, Vejle Kommune

For at give sig selv et overblik over, hvor de enkelte rottespærrer befandt sig, gik hun på udkig efter et system, som kunne give hende det overblik. Og i en anden afdeling i Vejle Kommune anbefalede kollegaerne hende at kigge på TIMESAFE, som de selv brugte. 

Krista undersøgte TIMESAFE og fandt ud af, at platformen kunne give hende den dokumentation, som hun havde brug for. Med TIMESAFE kunne hun se muligheden for at vide præcist, hvad pengene går til, så hun kan optimere på udgifterne og effekten af den løbende forebyggelse, drift og vedligeholdelse. 

Undervejs i processen

Med registreringen af rottespærrer i TIMESAFE har Krista overblik over hvor og hvor mange rottespærrer der er rundt om i kommunen. Sammen med det kloakfirma, som Vejle Kommune har kontrakt med, kan Krista finde ud af, hvilke rottespærrere, der enten sidder fejlplaceret eller sidder overflødigt. Der var blandt andet placeret rottespærrer i de samme brønde, hvor der også var rottefælder. Leverandøren fandt også rottespærrer, der sad i alle tilløb i en brønd i stedet for at placere en enkelt i afløbet. At kunne reducere udgifter til service af unødvendige rottespærrer vil på sigt give en god besparelse for Vejle Kommune.

Men derudover har Krista også opnået en række andre fordele. 

KloakTek, som servicerer rottespærrer for Krista i Vejle Kommune, registrerer nemlig fejl på brøndene. Det kan være at brønden skal hæves til niveau, måske er en tilstopning på vej, det kan også være et hul i brønden eller måske der er rottehuller.

Vores kloakfirma indberetter og prioriterer opgaverne inde i TIMESAFE med høj eller lav prioritet, så jeg kan få lavet det vigtigste først. Derefter sender jeg opgaven videre til den, der har ansvaret for at få det lavet. De bonus-info jeg får derfra er guld værd. Det er jo langt bedre at reparere et hul, inden der kommer rotter ind, end at skulle til både at lave hullet, fange rotterne og rydde op efter dem.

Krista Vos Vejle Kommune

Krista er glad for, at opgavesystemet i TIMESAFE holder hende til ilden, når det kommer til forebyggelse af rotter. Hun oplever, at der normalt let kan gå hverdag i den, og at hun og kollegaerne kun får fokus på brandslukningen. Men når hun straks får en mail om, at der er fundet skader på en brød, og at det er høj prioritet at få det ordnet, så får hun det gjort. Hun får fokus på forebyggelse under jorden i stedet for rottebekæmpelse over jorden.

Krista har også fået overblikket over, hvornår KloakTek skal forbi til service igen. I TIMESAFE er rottespærrer oprettet med en servicetermin opsat med dato og med ønsket interval for service. Krista ved derfor hele tiden, hvornår det næste gang er tid til, at KloakTek skal forbi igen. 

Hun ved også, hvornår kloakfirmaet sidst var forbi. Og det giver hende den fordel, at hun ved, hvornår en rottespærre sidst er registreret i brønden. Der sker nemlig ind i mellem det, at en rottespærrer forsvinder fra brønden og så virker forebyggelsen ikke længere. Har der været en spuling af en kloak, sker det, at rottespærren ikke kommer ned i kloakken igen. Og Krista kan nu finde frem til af hvem og hvornår den er blevet taget op – og dermed kan hun finde den igen og få den sat på plads. 

En anden fordel for Krista er, at hun kan tilknytte tegninger og andre dokumenter til enhederne, for eksempel en rottespærre, oprettet i TIMESAFE. Krista har derfor lagt relevante dokumenter ind på den enkelte rottespærre. Det kan for eksempel være kloaktegninger fra lige netop den pågældende brønd. Dokumenterne er dermed relevante og nemme at tilgå også for kloak medarbejderne i marken.

I andre dokumentlagre kan det tage virkelig lang tid at finde det helt rigtige dokument, når man skal bladre adskillige pdf filer igennem på mange sider for at finde lige det, man søger. Inde i TIMESAFE er dokumenterne sorteret på enheder. Det er virkelig nemt at finde det rigtige.

Krista Vos, Vejle Kommune

Fordele efter registreringen

En af de kæmpe fordele, som Krista har fået med ved at flytte rottebekæmpelsen væk fra excel-ark og over på TIMESAFE platformen, er, at det nu er Vejle Kommune, der ejer data.

Det er nu Krista, der har overblikket, og det overblik deler hun med KloakTek. Før var det 100% kloakfirmaet, der havde data, og prisen blev udregnet på baggrund af deres data. Nu har Krista selv styr på overblikket og kan få den helt rigtige totaløkonomi ved udbud og den bedst mulige løsning i forhold til den løbende servicering, drift og vedligeholdelse. Det kan hun fordi hun nu langt bedre kan vise leverandøren hvad opgaven, der skal bydes på, går ud på. Det giver bedre økonomi for Vejle Kommune, men uden at hun eller leverandøren skal gå på kompromis.

Før var kloakfirmaet nødsaget til at tage forbehold for en række usikkerheder i deres prisgivning. Men nu kan de komme med den skarpeste pris og løsning, fordi de ved, hvad de har med at gøre derude.

Vi oplever ofte, at kunder ikke har et klart overblik over hvad de har af udstyr eller hvorhenne. Det er en stor udfordring for os som leverandør, når vi starter nye samarbejder op og når vi løbende skal servicere og vedligeholde udstyret. Det problem er løst med TIMESAFE, der fungerer som et rigtig godt bindeled mellem os og Vejle Kommune og gør samarbejdet meget bedre for os begge to.

Pelle Jensen, Driftchef, KloakTek

Slut med mange og gamle Excel ark

Ud over at have fået et bedre overblik og mere styr på serviceringen, så har Krista også konstateret andre positive fordele ved at bruge TIMESAFE som samarbejdsplatform. Når Vejle Kommune køber eller bygger en ny bygning, så opretter hun bygningen med det samme i TIMESAFE, så den indgår på lige fod med de andre bygninger. Leverandøren kan straks herefter påbegynde sit arbejde, der både inkluderer registrering af nyopsatte rottespærrer og derefter den løbende servicering og vedligehold. Det er en meget enkel og effektiv måde at gå fra intention til konkret handling.

Vi er gået fra at have mange excel-ark, der manuelt skulle opdateres og vedligeholdes, hvis de da overhovedet blev vedligeholdt, til nu at have løbende opdaterede data. I TIMESAFE bidrager vi alle til, at vi har det bedste datagrundlag. Jeg lægger materialer ind til vores kloakfirma, som efterfølgende kan sende opgaver til mig og opdatere data inde i TIMESAFE. Nu har vi levende og opdaterede data, som er let tilgængelige og klar til brug.

Krista Vos, Vejle Kommune

Gode ideer

Krista er begejstret for at arbejde i TIMESAFE, det hjælper hende med at nå sit mål om forebyggelse frem for brandslukning. Krista har reflekteret over, hvad det er der skal til, for at en løsning som TIMESAFE giver mening og stor værdi.

Det er vigtigt, at du investerer noget tid i TIMESAFE. For selvom TIMESAFE er meget brugervenlig og intuitiv, så arbejder platformen ikke af sig selv. TIMESAFE er en IT samarbejdsplatform, der, som alle andre it-systemer, skal fodres med information. Du og leverandørerne skal bruge det løbende. Du skal ind og følge op på opgaver og på turnus. Opdatere lokationer, hvis der er behov for det. Men når du virkelig lærer at bruge det, får du SÅ meget viden og overblik retur. Det kan virkelig betale sig.

Krista Vos, Vejle Kommune

Krista har også prioriteret at mødes med hendes kloakfirma flere gange for at afstemme, hvilke informationer de har brug for fra hende, for at de kan udføre deres arbejde rigtig godt. Hun har også afstemt med dem, hvordan de bedst muligt overleverer informationer tilbage til hende, så de får et godt samarbejde op at køre, hvor de spiller hinanden gode. 

Derudover er Krista god til at samarbejde med TIMESAFE.

Krista ringer, når hun har spørgsmål. Hun er nysgerrig på, hvilke andre muligheder der er i TIMESAFE. Og så hjælper vi med de opgaver, hun ikke selv har tid eller overskuddet til, så opgaverne bliver vinget af og hun kan komme videre. Det gør også, at vi har en virkelig god relation, så vi sammen får den bedste løsning til Vejle Kommune.

Marie Ambrosius, Projektleder hos TIMESAFE

Kristas indstilling til at samarbejde med både kloakfirmaet og TIMESAFE giver hende et stærkt samarbejde, hvor alle tre parter spiller hinanden gode.

Blev du inspireret

Hvis du blev inspireret til også at arbejde med rottebekæmpelse gennem TIMESAFE, er du velkommen til at kontakte os. Vi hjælper jer gerne i gang med opsætning i TIMESAFE.

Mail: kontakt@timesafe.dk
Telefon: 70 60 50 56

FAKTA

Vejle Kommune

• Danmarks 5.største kommune med 116.000 indbyggere.
• Konstateret +80% stigning af rotteanmeldelser i 2020 i forhold til året før.

KloakTek

• Installations- og servicevirksomhed indenfor rotter m.v.
• Leverandør til Vejle Kommune
• Har været meget aktiv i udviklingen af løsningen i TIMESAFE

TIMESAFE

• Samarbejdsplatform internt og på tværs af samarbejdende virksomheder
• Anvendes af kommuner, detailkæder, ejendomsadministratorer, serviceleverandører m.v.

Det første der slår mig er, at vi nu altid har opdaterede data omkring vores forskellige tekniske installationer. Derudover har vi konstateret hvor vigtigt og givtigt det er, at have en fælles snitflade mellem brugerne fra vores egen organisation og vores forskellige eksterne leverandører

Konklusionen kommer fra Lars Thygesen, Faglig leder i Teknik & Energi i Silkeborg Kommune, til spørgsmålet om, hvad TIMESAFE har givet af konkret værdi. Erfaringerne gør, at Silkeborg Kommune løbende udvider overblikket over tekniske installationer og samarbejdet med flere leverandører.

Ét samlet overblik – fra ventilation til brand, elevatorer…

Silkeborg Kommune startede med at få styr på overblikket over ventilationsanlæggene på tværs af de 268 ejendomme, som styres via TIMESAFE. I alt blev knap 750 ventilationsanlæg importeret i TIMESAFE i forbindelse med opstarten, men siden da har omfanget bredt sig til i dag at håndtere små 20 anlægstyper, som alle har behov for service eller rutinemæssig vedligehold. Det drejer sig om ABA anlæg, elevatorer, rottespærrere m.v.

Selvom anvendelsen tager et stadigt bredere omfang, så fylder ventilationsanlæg fortsat en hel del i TIMESAFE, hvor Silkeborg Kommune i dag har en detaljeret kortlægning af 1.900 ventilationsanlæg. En af de væsentligste årsager til det bedre overblik og til at de oprindelige 750 ventilationsanlæg er vokset til den nuværende mængde, er inddragelsen af leverandøren, Kemp & Lauritzen, der vandt servicekontrakten i 2013. Kemp & Lauritzen har registreret nye anlæg i TIMESAFE, i takt med deres servicering på tværs af ejendomme.

Det kan lyde enkelt, men at bevare overblikket over en stor bygningsmasse på ca. 400.000 m2., der udvikler sig dynamisk i form af tilgang og afgang af bygninger, ombygningsprojekter, skiftende medarbejdere, leverandører osv. er ikke så enkelt endda. Her har TIMESAFE vist sig at være en særdeles vigtig ressource for Silkeborg Kommune.

Hvis vores forskellige serviceleverandører støder på anlæg, som vi af en eller anden årsag ikke har registreret i TIMESAFE i forvejen, så har de mulighed for at oprette dem i detaljer med det samme i TIMESAFE. På den måde bidrager leverandørerne i høj grad til både at få skabt og vedligeholdt overblikket over vores mange forskellige anlæg og det er en stor gevinst for både os og de leverandører vi samarbejder med
siger Thomas Lyngvad, Ingeniør i Energi & Teknik, Silkeborg Kommune.

Bedre udbud – både i forhold til kvalitet og kvantitet

Et godt overblik understøtter mange arbejdsfunktioner i en organisation som Silkeborg Kommune.
Lars Thygesen fremhæver både kvantitative og kvalitative fordele ved anvendelse af TIMESAFE i udbudsmæssige sammenhænge:

Vi har generelt oplevet en væsentligt højere datakvalitet og en meget bedre kortlægning af vores anlægsdata, som hjælper os på mange fronter. I Silkeborg Kommune har vi et godt samarbejde på tværs af fagafdelinger – eksempelvis når vi laver udbud. Hvor vores udbudsgrundlag tidligere kunne være tvivlsomme, har vi i dag meget bedre kvantitative og kvalitative data, som kan understøtte vores kollegaers arbejde i indkøbs- og udbudsprocesser. Et aktualiseret udbudsgrundlag trækkes fra TIMESAFE når vi har brug for det og gode data kombineret med vores faglighed gør, at vi har bedre samtaler og større gennemsigtighed afdelingerne imellem.

For de leverandører, der ønsker at byde på udbuddene fra Silkeborg Kommune er det ligeledes en fordel, at kunne byde ud fra valide og kvalitetssikrede data. Med et tvivlsomt datagrundlag bliver leverandører nødt til at tage en række forbehold, der som udgangspunkt vil få både prisen og usikkerheden omkring opgavens omfang til at stige, hvorimod gode data bidrager til bedre priser og stimulerer bedre samarbejde allerede fra starten af en kontraktperiode.

Fra bedre udbud til bedre drift

Det er ikke kun bedre priser og bedre samarbejde, som er kommet ud af at have bedre data. Med bedre udbud kommer nemlig også bedre kvalitet i driften og vedligeholdelsen af de forskellige tekniske anlæg. Af samme årsag skrives krav om digital indberetning via TIMESAFE ind i alle relevante serviceudbud, så kvalitetssikringen af data fortsat er sikret og driften af de enkelte serviceaftaler kan følges enkelt og præcist.

Driften af vores serviceaftaler er meget transparent i dag og vi kan følge vores forskellige leverandørens løbende arbejde meget bedre. At der er fuld transparens gør, at der ikke bliver filet på hverken service eller kvalitet og vi opnår dermed en meget bedre drift af vores tekniske installationer. Vi kan med det samme se, om leverandørerne er med på serviceringen eller om de er bagud”, siger Lars Thygesen og fortsætter “Det kan måske lyde som om vi kun ser tingene fra vores perspektiv, men vi oplever generelt bedre samarbejder og bedre dialoger med vores leverandører, hvilket kommer os alle til gode.

Opdaterede data finder også vejen til at understøtte arbejdet i Teknik & Energi i hverdagen. Et eksempel kan være i relation til energioptimering, hvor gamle komponenter let identificeres og kan udskiftes med nye, tidssvarende og energibesparende varianter. Med til bedre drift hører også bedre driftsøkonomi, fordi mange af de opgaver, som før blev udført på regning nu med fordel kan lægges ind i den løbende servicering af anlæggene. På samme måde er en række interne driftsopgaver i dag med fordel blevet outsourcet til eksterne serviceleverandører.