Nemt at melde opgaver ind

Med TIMESAFE har Johnny fået en digital platform, der samler opgaver, dokumentation og faste rutiner ét sted og gør det lettere at drive Køge Nord Sport Center effektivt i praksis. En af de største forskelle i hverdagen er, at opgaver og fejl ikke længere skal huskes i hovedet eller skrives ned forskellige steder.

Når Johnny opdager en fejl på sin runde, eller når en bruger gør opmærksom på et problem, kan han oprette opgaven med det samme fra sin telefon, tage et billede og lægge den ind i systemet.

Samtidig kan brugerne selv melde fejl ind via QR-koder, som er placeret rundt i bygningerne, så små problemer bliver registreret og håndteret, før de vokser sig større. HelpDesken i TIMESAFE har både gjort hverdagen mere overskuelig for Johnny og teamet, og skabt en bedre serviceoplevelse for brugerne.

Bedre serviceoplevelse for brugerne

Johnny fortæller selv om værdien helt enkelt: “For nylig mødte jeg en gruppe badmintonspillere, der sagde ’fedt at du har fået fikset lyset i omklædningsrummet’. Jeg vidste ikke at det var dem, der havde meldt ind, men de havde meldt ind via QR koden i omklædningsrummet, og jeg havde derfor mulighed for at rykke hurtigt på det. Det er en god fornemmelse!”.

Jeg ved faktisk ikke, hvordan jeg skulle klare mig uden.
– Johnny Skyborg, Køge Nord Sport Center

Det udsagn siger meget præcist, hvad en velfungerende driftsplatform skal kunne. Den skal ikke bare være digital. Den skal være så brugbar i hverdagen, at den bliver et reelt arbejdsredskab.

Styr på de lovpligtige tjek og faste rutiner

Det gælder også i arbejdet med lovpligtige tjek og faste rutiner. Johnny bruger platformen til blandt andet kontrol af ventilationsanlæg, hjertestartere, slangevindere med mere, og dokumentationen ligger altid lige ved hånden. Specielt inden for brand- og DKV området, gør TIMESAFE’s Brand & DKV løsning det nemmere at holde styr på og dokumentere de mange lovpligtige eftersyn.

Ved et nyligt brandeftersyn kunne Johnny tage telefonen frem og vise præcist, hvornår de enkelte tjek var udført. Resultatet var, at der ikke var nogen mangler, og at han slap for at lede efter papirer i mapper eller manuelle registreringer.

Lettere samarbejde

Platformen gør det også lettere at samarbejde med andre. Johnny bruger TIMESAFE til at samle og tildele opgaver til en kollega, der arbejder et par gange om ugen, så de er klar til, når han møder ind.

De første eksterne håndværkere er også begyndt at blive oprettet i systemet. Det giver en mere struktureret planlægning i det daglige og skaber et bedre grundlag for at uddelegere opgaver og samle driften ét sted.

Brugervenlighed gør forskellen

For Johnny handler værdien i sidste ende ikke om digitalisering for digitaliseringens skyld. Den handler om brugervenlighed. Før arbejdede han i et system, som var tungt og komplekst, men med TIMESAFE har han fået en løsning, der er nem at bruge, nem at have med sig og nem at få ind i de daglige arbejdsgange. Det er netop derfor, platformen skaber værdi i praksis.

Casen med Johnny og Køge Nord Sport Center viser, at en digital platform kan gøre en konkret forskel i bygningsdriften. Ikke ved at gøre tingene mere komplicerede, men ved at skabe overblik, styrke dokumentationen, gøre samarbejdet lettere og give mere ro i en hverdag med mange opgaver og mange brugere.

Midt i det levende Vesterbro, lige ved siden af Hovedbanegården, ligger DGI Byen – en moderne og mangfoldig arena for bevægelse, kultur og møder. Her mødes københavnere, virksomheder og besøgende fra hele landet i rammer, der både rummer historisk karakter og nutidigt liv.

Med faciliteter som hotel, konferencecenter, sportshaller, svømmehal og spisesteder spreder DGI Byen sig over mere end 30.000 kvadratmeter. Stedet tiltrækker hvert år omkring en million mennesker – fra daglige motionister og foreningsliv til konferencegæster og kulturbrugere. Organisationen drives af omkring 235 medarbejdere og arbejder målrettet med at fremme fællesskab, sundhed og byliv.

I den sammenhæng spiller drift og teknisk service en afgørende rolle. Med mange forskellige bygninger og funktioner – og tusindvis af daglige brugere – stilles der høje krav til overblik, struktur og rettidig indsats. Derfor har DGI Byen valgt at samle teknisk vedligehold, helpdesk og opgavestyring i én samlet platform – TIMESAFE – som et led i at professionalisere og effektivisere driften på tværs af hele huset.

Behov for et bedre overblik over egenkontroller på brand

Samarbejdet med DGI Byen er historien om et godt samarbejde. Afsættet var et konkret behov for at få bedre styr på indsatserne omkring lovpligtige egenkontroller indenfor brand. Derfra har samarbejdet udviklet sig, og der er fortsat planer for fremtiden.

I DGI Byen startede vi et samarbejde med TIMESAFE for at få et bedre overblik over vores egenkontrol på brand. Lige fra første møde har vores dialog været professionel, og vi har oplevet en god service og ikke mindst hurtig afvikling på implementering af det nye system.

Mette Lodahl Rasmussen, Facility Manager, DGI Byen i København

Sådan siger Mette Lodahl Rasmussen, der er Facility Mananger i DGI Byen, omkring det indledende samarbejde med TIMESAFE.

Ticket system til hverdagens mange ad-hoc opgaver

I et stort kompleks som DGI Byen er der rigtig mange ad-hoc opgaver. De mange opgaver tager nemt opmærksomheden i hverdagen, og der var et stort potentiale i at sikre en effektiv og transparent styring. En stor del af potentialet lå i, at de mange medarbejdere rundt omkring i DGI Byen kunne melde stort som småt ind, så det hele blev samlet ét sted, hvorfra opgaverne nemt kan fordeles. Det har givet bedre overblik, mere effektivitet og hurtigere service.

Mette Lodahl Rasmussen fortsætter:

“Efterfølgende har vi i samarbejde med TIMESAFE fået udviklet et helt nyt Ticketsystem, som igen har været et rigtig godt samarbejde, og vi er meget tilfredse med det færdige resultat. De har været med til at udvikle et system, som hjælper os med et bedre overblik over afhjælpende vedligeholdelsesopgaver, og mulighed for et godt datagrundlag for at skabe et bedre overblik og optimere på det forbyggende vedligehold.”

Håndtering af faste serviceaftaler

Der er fortsat planer om nye indsatser i TIMESAFE. Det næste der står for skud er håndtering af faste serviceaftaler.

“Vi er nu i gang med at lave skabeloner, der passer ind i vores SLA, så vi har et samlet overblik over fast opgaver i turnus. Efterfølgende skal vores leverandøraftaler også inkluderes, så vi har alle faste serviceaftaler i TIMESAFE ud fra vores årshjul og dermed bedre overblik over vores forbyggende vedligehold”, siger Mette Lodahl Rasmussen.

Håndteringen og styringen af faste serviceaftaler er kernefunktionalitet i TIMESAFE platformen, som i dag anvendes til netop dét på tværs af mange kunder og mange millioner m2 bygninger. Kombinationen af detaljeret anlægsregistrering, løbende tilstandsvurdering, samlet dokumantion og så den løbende drift og servicering af installationer fungerer i stor stil i dag.

“Traditionelt har netop håndteringen af faste serviceaftaler været den primære årsag til at virksomheder valgte at indgå i et samarbejde med os. Det ser vi frem til også at hjælpe DGI Byen med. Jeg glæder mig samtidig over det super gode samarbejde vi har med Mette, Brian og de andre i DGI Byen, fordi det også viser, at når vi samarbejder og har de relevante dialoger, så kan TIMESAFE understøtte vores kunder bedre, bredere og de kan starte hvor behovet er størst, og så bygge på derfra”, siger Steen Olsen, direktør i TIMESAFE.

Vi kan allerede nu se at vi har optimeret vores serviceleverance samt samlet givet os et bedre dataoverblik til hele tiden at optimere. Mette Lodahl Rasmussen, Facility Manager, DGI Byen i København

Den bedste anbefaling er den, der kommer fra de kunder, der bruger TIMESAFE. Til spørgsmålet om Mette vil anbefale TIMESAFE til andre svarer hun

“Jeg kan anbefale Timesafe hvis man ønsker et godt overblik over virksomhedens egenkontrol(brand) samt ad hoc og faste drift- og vedligeholdelsesopgaver samt brugbart datagrundlag. Vi kan allerede nu se at vi har optimeret vores serviceleverance samt samlet givet os et bedre dataoverblik til hele tiden at optimere. Vi ser frem til mange års godt samarbejde med TIMESAFE.”

Vil du også have bedre overblik, drift og vedligehold?

Vil du høre, hvordan TIMESAFE kan hjælpe jer med drift og vedligehold? Så tag gerne kontakt til os for en uforpligtende snak. Du kan kontakte os på 70605056, kontakt@timesafe.dk (vi svarer typisk indenfor 1-2 timer på hverdage) eller udfyld vores kontaktformular her på siden, så vi kan ringe dig op.

Vi søgte et værktøj, der kunne køre det hele elektronisk for os. TIMESAFE virkede overskueligt og nemt at gå til, og vi tog det ind for at få overblikket Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Intern Byg, Kolding Kommune 

“Vi søgte et værktøj, der kunne køre det hele elektronisk for os. TIMESAFE virkede overskueligt og nemt at gå til, og vi tog det ind for at få overblikket,” fortæller Anne Schytt i Intern Byg og fortsætter:

“Efter en rum tid var jeg med på et erfamøde, og her gik det op for mig, hvordan vi kunne bruge platformen til alt muligt andet end ventilationsområdet. Senere kom ændringerne til brandlovgivningen, og der kunne vi virkelig også gøre brug af værktøjet. Vi fik det hele sat op i eftersynsaktiviteter, så vi sikrede, at alt blev tjekket i de rigtige intervaller. Vi brugte også ret tidligt TIMESAFE’s opgavemodul, da vi her hurtigt kunne se, hvis der var reparationer i forbindelse med service.”

Kolding Kommune er langt fremme

Kolding Kommune er i dag langt fremme i TIMESAFE regi. Kommunen har formået at lave en form for intern forankring, hvor teknikerne har taget platformen godt til sig. Gennem undervisning i de første år på 8-10 interne workshops blev kommunens Teknisk Service afdeling introduceret til værktøjet.

“Vi registrerede alt brandmateriel i samarbejde med Teknisk Service, som allerede da lærte TIMESAFE at kende med QR-koder og billeder. Herefter indkaldte vi til workshops og undervisning, hvor 10-15 medarbejdere fra Teknisk Service ad gangen var inde og gennemgå et opgaveforløb, og hvor TIMESAFE formidlede forståelsen af platformen. Her kunne Teknisk Service også sparre med hinanden, og det skabte nærmest base for mere internt samarbejde omkring brand,” siger Anne Schytt og fortsætter:

Vores egenkontrol fungerer i dag godt. Det, at vi kan trække brandloggen gør, at når brandinspektører kommer ud, kan vi vise dem, at vi har styr på det. Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Vores egenkontrol fungerer i dag godt. Det, at vi kan trække brandloggen gør, at når brandinspektører kommer ud, kan vi vise dem, at vi har styr på det. Uanset om den ansvarlige er syg, så tager en anden bare over. Vi er derfra gået skridtet videre og har tegnet alt ind på plantegninger, som vi har haft med ude og registrere ABDL, ABA anlæg, ABV anlæg mv. og brandmateriel – alt er tegnet ind. Det gør overgange lettere, og kommer der en ny medarbejder ind hos Teknisk Service, eller har vi vores service i udbud, kan de nye altid gå ind og se vores registreringer. Der er hurtig oplæring i TIMESAFE.”

Struktureret arbejde med arbejdsmiljø

Kolding Kommune har lavet et setup i platformen, som gør det muligt at arbejde struktureret med at sikre og dokumentere godt arbejdsmiljø. Via deres setup tjekkes blandt andet øjenskyl, elværktøj og stigekontrol rutinemæssigt, så de følger Arbejdstilsynets regler for eftersyn. I Intern Byg har de lavet deres egne QR-koder i lille format til at sætte på el-håndværktøjerne, og på den måde skal de blot holde øje med notifikationer omkring værktøjerne.

Flere og flere i kommunen bruger værktøjet til at tjekke for egenkontroller, og begynder også at kigge på, hvordan det kan have relevans inden for andre områder.

Der er mange af vores arbejdsmiljørepræsentanter, der også har adgang til informationerne, så de kan se, alt er i orden. De skal nemlig tjekke, at egenkontrol i forhold til arbejdsmiljø bliver udført, plus de kigger ind i, hvilke andre områder de selv kan bruge platformen på Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Der er mange af vores arbejdsmiljørepræsentanter, der også har adgang til informationerne, så de kan se, alt er i orden. De skal nemlig tjekke, at egenkontrol i forhold til arbejdsmiljø bliver udført, plus de kigger ind i, hvilke andre områder de selv kan bruge platformen på,” fortæller Anne Schytt.

Bæredygtig materialeforvaltning

Kolding Kommune har fokus på cirkulær økonomi som et led i fremtidens bæredygtige samfundsudvikling, og de gør det så gennemført, at de også i servicesektionen genbruger materialer. De har lavet et setup i TIMESAFE kaldet “Bæredygtighedsscreening”, hvor de registrerer materialer, der har en alder og stand, som gør, at de kan bruges igen, så materialernes livscyklus udnyttes fuldt ud. Det tillader kommunen at bruge de ressourcer, som eksempelvis skulle være brugt til nye døre, på et andet område.

Anne Schytt tog et hurtigt kig i den lange liste over materialer, der kan genbruges: “Lige her kan jeg se, at vi blandt meget andet har nogle døre og nogle tagsten, der kan bruges igen.”

Det betyder i praksis, at når én af de 225 ejendomme mangler noget til tagudskiftning, og det i øvrigt passer sammen, kan Kolding Kommune forfølge deres fokus på bæredygtige tiltag.

Notifikationer får tingene til at ske

Med Kolding Kommunes udbredte brug af platformen er koordinering et vigtigt element. Til det har de taget TIMESAFE’s opgavemodul i brug, så relevante informationer leveres via notifikationer. Hos TIMESAFE taler man om kvantespringet fra de gamle dueslag videre til mails og nu til TIMESAFE platformen, hvor alt er samlet i ét værktøj.

Notifikationerne har udviklet sig til et stort informationsnetværk, der får tingene til at ske, og hvor de enkelte afdelinger og personer tilmelder sig dem, der har relevans for deres område. De bruger værktøjet til at skabe et netværk af meddelelser, der kører imellem afdelinger og sikrer, at alting sker, og at de rette får besked, både teknikere i Intern Byg og Teknisk Service.

“Når vores Teknisk Service laver egenkontrol, og finder noget, som skal rettes, repareres eller andet, så opretter de en opgave, der udløser en notifikation, så både den, der skal udføre opgaven får besked om det, plus den ansvarlige på området, som så kan følge med i, at det bliver udført. Det kan være alt fra sløjdmaskiner på skoler til ventilationsanlæg, varmeinstallationer og aktive brandanlæg,” forklarer Anne Schytt.

8500 registrerede enheder

De oplever tydeligt fordelene ved et godt overblik, for de har rigtig mange enheder. I praksis registrerer de emnerne, efterhånden som de når frem til dem. 8500 enheder ligger i platformen, heraf mange mindre emner, som el-håndværktøjer.

Intern Byg har selv registreret langt de fleste små og store ting rundt i deres bygninger, som består af mange tusinde kvadratmeter.

Jeg kan tjekke, at de følger med, og når vi får regningerne fra dem, kan jeg tjekke, om de har udført service efter aftale ved at kigge i TIMESAFE, om rapporten ligger derinde. Det har lettet vores arbejde, og jeg kan hurtigt se, om der er noget, vi skal tage action på. Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Vi får oprettet og lagt eftersynsintervaller ind. Derfra viser jeg det til vores eksterne firmaer, da eftersynsaktiviteterne er til dem. Jeg kan tjekke, at de følger med, og når vi får regningerne fra dem, kan jeg tjekke, om de har udført service efter aftale ved at kigge i TIMESAFE, om rapporten ligger derinde. Det har lettet vores arbejde, og jeg kan hurtigt se, om der er noget, vi skal tage action på.”

Fleksibelt og agilt værktøj, der letter samarbejder

TIMESAFE er så struktureret og så nemt og overskueligt. Vi kan hurtigt få indblik i, hvad vi har af anlægstyper på de forskellige ejendomme og lynhurtigt slå op og se, hvordan det ser ud med tilstanden de forskellige steder. Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

Anne Schytt oplever, at det ikke er et låst system, hvor alle skal være enige, men et fleksibelt og agilt værktøj, hvor de kan have konstruktiv sparring og samarbejde med TIMESAFE for at skabe forbedringer:

“TIMESAFE er så struktureret og så nemt og overskueligt. Vi kan hurtigt få indblik i, hvad vi har af anlægstyper på de forskellige ejendomme og lynhurtigt slå op og se, hvordan det ser ud med tilstanden de forskellige steder. Kolding Kommune er begejstret for platformen. Det er nemt at gå til, ikke sådan et tungt program, og vi har styr på vores penalhus på denne overskuelige måde, også fordi TIMESAFE som firma er så nemme at arbejde sammen med. Der er ikke noget, der ikke kan lade sig gøre. Her er det ikke sådan, at 20 firmaer skal være enige om at sætte noget i gang. Hvis vi synes, at noget er en god idé, er TIMESAFE altid friske på at prøve det af og eventuelt videreudvikle det.”

Der er ikke noget, der ikke kan lade sig gøre. Her er det ikke sådan, at 20 firmaer skal være enige om at sætte noget i gang. Hvis vi synes, at noget er en god idé, er TIMESAFE altid friske på at prøve det af og eventuelt videreudvikle det. Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

De har fortsat foldet muligheder ud i takt med, at de har sammensat egne behov med platformens funktioner, og har efterhånden digitaliseret alt fra stamdata til kloaktegninger.

“Vi lægger flere og flere ting ind i platformen. Vi tager bare en enhedstype eller et område ad gangen og får lavet et setup til det. Flere og flere stamdata kommer også derind at ligge. For nylig er vi begyndt at lægge kloaktegninger ind, så dem, der skal bruge dem, selv kan tilgå dem. Også rekvisitionsnumre i form af opgavenummer bruger vi værktøjet til. Intern Byg holder alt ajour derinde, såsom kontaktpersoner, og eksterne firmaer kan få adgang til at se det. Det letter klart samarbejdet mellem kommunen og eksterne leverandører. Plus ved at alt ligger ét samlet sted, kan vi altid gå tilbage og kigge på gamle rapporter.”

Vi lægger flere og flere ting ind i platformen. For nylig er vi begyndt at lægge kloaktegninger ind, så dem, der skal bruge dem, selv kan tilgå dem. Det letter klart samarbejdet mellem kommunen og eksterne leverandører. Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

Sparer tid og ressourcer

Flere kan tilgå informationerne i platformen, hvor det hele vedligeholdes samlet ét sted, og Anne Schytt mener, at deres digitalisering sparer dem både tid og ressourcer.

Det sparer arbejdsgange og nogle gange ekstra reparationsomkostninger. Vi kan med overblikket og strukturen se, hvad vi har af anlægstyper og aktiver på de forskellige ejendomme Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Når Teknisk Service falder over noget, der eksempelvis kræver reparation, kan de gå ind og se, hvornår det eksterne firma kommer næste gang. Er de snart på vej, eller skal de ringe efter reparation? Det sparer arbejdsgange og nogle gange ekstra reparationsomkostninger. Vi kan med overblikket og strukturen se, hvad vi har af anlægstyper og aktiver på de forskellige ejendomme. Det er lynhurtigt at slå op, hvordan det ser ud med service, flere kan tilgå informationerne, både os, Teknisk Service og eksterne, og vi skal kun vedligeholde det hele ét sted. Plus det er nemt at arbejde med. Jeg vil helt sikkert mene, at det sparer både tid og ressourcer for os,” afslutter Anne Schytt.

Brand er uden sammenligning det fagområde, som vi oplever størst interesse omkring i TIMESAFE. De mange nye eftersynskrav, og ikke mindst de dokumentationskrav, der følger med i forhold til egenkontrollerne, udfordrer virkelig mange bygningsejere. De har svært ved at overskue reglerne og mangler systematik i forhold til at kunne planlægge, udføre og dokumentere de mange eftersyn. Vores BR18 Brandpakke er med til at løse de mange udfordringer.

Der er langt bedre styr på det nu

En af de mange virksomheder, som anvender løsningen er Norddjurs Kommune, der selv oplevede en brand på et plejehjem for nogle år siden, hvor flere beboere omkom. Siden da har kommunen øget indsatsen på området markant og blandt andet indført TIMESAFE til at hjælpe med at styre de mange eftersyn. 

Fritz Birk Sørensen, der er Teknisk Serviceleder på Farsøhthus Plejehjem bruger TIMESAFE til at udføre og dokumentere de lovpligtige egenkontroller.

Jeg kan gå ud fysisk på stedet og scanne ind med min telefon og sikre at de enkelte enheder er i orden. Der er langt bedre styr på det, end der var dengang før vi havde branden”, Fritz Birk Sørensen.

Norddjurs Kommune er ikke alene om at anvende TIMESAFE som et værktøj i hverdagen. Aktuelt anvendes BR18 Brandpakken af hver 6. danske kommune, store ejendomsejere, mange detailkæder – bl.a. Elgiganten og Coop, der begge har været med til at udvikle løsningen.

Der skal selvfølgelig være styr på brandsikkerheden og jeg oplever kun stor interesse for at få styr på det hele, når jeg taler med virksomheder landet over. Men uden et godt styringsværktøj er det svært og det var netop det komplekse vi ville gøre enkelt, da vi lavede vores BR18 Brandpakke sammen med Elgiganten og Coop”, siger Troels Ejsing Bak, Salgschef hos TIMESAFE.

Få mere at vide om BR18 Brandpakken

Vi har erfaring med at hjælpe kunder fra mange forskellige brancher og vi har sikkert også hjulpet nogen i din. Kontakt os for at høre mere.

Troels Ejsing Bak, Salgschef, troels@timesafe.dk, 61105113.
Steen Olsen, CEO, steen@timesafe.dk, 20908257.

Silkeborg Kommune har omkring 500.000 m² bygninger fordelt på mere end 225 ejendomme. For at holde styr på så stort et areal kræves der struktur, og det er her TIMESAFE gør en forskel.

En årlig besparelse på 100.000 kr.

Lars Thygesen, Teamleder for Energi- og Teknik i Silkeborg Kommune, fremhæver især de økonomiske og miljømæssige fordele ved at have data samlet ét sted.

“Vi vurderer en årlig driftsbesparelse på op mod 100.000 kr. alene på tømning af fedtudskillere i vores storkøkkener, baseret på servicedata i TIMESAFE. Herudover kommer CO2-besparelsen ved de færre kørsler med slamsugerne.”

Fra kontrol til samarbejde

En af de største gevinster har været overgangen til digital egenkontrol af brandanlæg. Ved at bruge TIMESAFE sikrer kommunen, at alle lovpligtige eftersyn bliver udført og dokumenteret korrekt.

• Fuld dokumentation: Altid klar til brandsyn med opdaterede logbøger.
• Bedre overblik: Ledelsen kan følge med i, at kontrollerne bliver udført på tværs af alle institutioner.
• Effektivitet: Mindre tid brugt på administration og mere tid til den faktiske drift.

Fremtidens bygningsdrift

Silkeborg Kommune fortsætter med at udbygge brugen af TIMESAFE. Næste skridt er endnu tættere integration af leverandører og endnu mere fokus på databaseret vedligehold.

Ventilationsanlæg – det er her vi starter. Og det er det ofte, når vi indgår aftaler med nye virksomheder. God drift, servicering og vedligehold af ventilationsanlæg giver nemlig bedre indeklima, mindre energiforbrug, længere levetid og bedre driftsøkonomi og derfor giver det god mening, at starte her.

Ud over at Randers Kommune er en af landets største kommuner, så er Randers Kommune også en del af KomUdbud, som i forvejen er godt repræsenteret på TIMESAFE platformen. KomUdbud er et kommunalt udbudsfællesskab, som tæller i alt 15 kommuner, primært i det jyske, hvoraf 9 af de 15 medlemskommuner i dag anvender TIMESAFE.

For et par måneder siden trådte en ny stor serviceaftale på netop ventilationsanlæg i kraft og leverandøren, GK Danmark, der vandt kontrakten i Randers Kommune, bliver koblet på TIMESAFE platformen i forbindelse med indberetning service, sådan som det er tilfældet ved de fleste andre KomUdbud kommuner på TIMESAFE.

Vi ser meget frem til samarbejdet med Randers Kommune!

Et aktuelt udbud på service af brandtekniske anlæg, som ABA, ABV, ABDL m.v. bliver det første, som TIMESAFE platformen skal hjælpe Aabenraa Kommune med at få håndteret. Udbudet afholdes i samarbejde med Haderslev Kommune, der allerede anvender TIMESAFE i dag.

Brandområdet er det område, der vokser allermest på TIMESAFE platformen i øjeblikket. Stigende krav til eftersyn og dokumentation – ud over sikkerheden i sig selv – gør, at behovet for at få bedre overblik og styring på de forskellige eftersynsaktiviteter m.v. ligger bag det stigende fokus.

I TIMESAFE har vi taget konsekvensen af udviklingen og for nyligt lanceret det, som vi kalder for BR18 Brandpakken, der tager afsæt i de eftersynskrav, som BR18’s DKV skema (Drifts-, Kontrol- og Vedligeholdelsesplan) foreskriver og pålægger bygningsejere at følge. Med BR18 Brandpakken er det nemmere at få styr på planlægning, udførsel og dokumentation af de mange forskellige pligtige eftersyn, der er indenfor en bred skare at brandtekniske anlæg og installationer.

Og det er netop BR18 Brandpakken, der udgør bunden i første del af samarbejdet, som dog også omfatter bl.a. ventilationsanlæg, der i dag serviceres af Kemp & Lauritzen i både Haderslev Kommune og Aabenraa Kommune. Via TIMESAFE kan de to kommuner se frem til et endnu bedre samarbejde med deres leverandører, når de anvender samme setup både i udbuds- og aftalefaserne, men i særdeleshed i driftsfasen af kontrakterne.

Et varmt velkommen til Aabenraa Kommune!

“Hvis ikke vi ved hvad vi har af tekniske anlæg og installationer i vores bygninger, så kan vi ikke forbedre driften og reducere energiforbruget af dem og vi kan heller ikke udnytte potentialet i vores energistyringssystem, hvis vi ikke vi får koblet alle relevante anlæg op på det. Når vi skal arbejde kvalificeret og bevidst med vores energiledelse, så er det derfor nødvendigt for os med et opdateret og retvisende overblik. Vi er igang med en centralisering af vores organisation og derfor har vi ganske enkelt ikke haft ét samlet overblik”, siger Claus Colding.

Andre argumenter for at bruge TIMESAFE som fortrop og dét centrale overbliksværktøj i Odder Kommune, er muligheden for samtidig også at kunne gennemføre udbud på service- og vedligeholdelseskontrakter, bedre dataunderstøttelse af FM systemet (Digital Bygningsdata / DBD) og bedre samarbejde på tværs af forskellige afdelinger og alle de leverandører og rådgivere, der udfører service-, drift og vedligeholdelsesopgaver for Odder Kommune.

Kombinationen af TIMESAFE og Energy Key bliver stærk og vil fungere som et godt fundament for os i det fremtidige arbejde. Både i forhold til vores energiledelse, men også til vores drift og vedligehold i øvrigt.

Claus Colding, Funktionsleder, Odder Kommune

Fokus på processen

Implementeringen af nye systemer er ofte udfordrende i større organisationer og derfor har der fra starten af været et stærkt fokus på at skabe en enkel og agil proces i Odder Kommune.

Indledningsvist er processen opdelt i fire faser:

1. Opsætning og tilretning af TIMESAFE platformen
2. Opstartsworkshop, kort registreringsforløb og evalueringsmøde
3. Introduktion for tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune
4. Færdigregistrering og dokumentation af de prioriterede tekniske anlægstyper

Når registreringerne er på plads i TIMESAFE kan arbejdet med at få de relevante tekniske anlæg koblet op på EnergyKey påbegyndes. På den måde supplerer og styrker de to systemer hinanden – TIMESAFE med fyldestgørende dokumentation af de tekniske anlæg samt de løbende service- og vedligeholdelsesaktiviteter og Energy Key med den løbende opsamling af data, der både kan bruges i energiledelsesarbejdet, men også som grundlag for bedre vedligehold, når data kombineres med data fra TIMESAFE.

1. Opsætning af TIMESAFE platformen

TIMESAFE er en cloud baseret platform, som anvendes af en lang række større organisationer – herunder mange kommuner. Aktuelt håndterer TIMESAFE mere end 100 forskellige slags tekniske anlæg og installationer, som kan klikkes til en kundes konto og dermed tages i brug med det samme, hvilket gør opsætningsarbejdet enkelt og effektivt. For en kommune på størrelse med Odder Kommune, blev den system-tekniske opsætning og tilretning af TIMESAFE klaret på en enkelt mandedag.

2. Opstartsworkshop, kort registreringsforløb og evalueringsmøde

Indledningsvist afholdtes en opstartsworkshop, hvor relevante medarbejdere fra Odder Kommune deltog. Fra TIMESAFE deltog Salgschef Jakob Fogde og Partner Steen Olsen, der delte ud af erfaringer og viden fra andre kommuner.

På opstartsworkshoppen blev bl.a. relevante anlægstyper prioriteret, organisatoriske roller fastlagt og tildelt konkrete medarbejdere, brugertyper fastlagt, defineret og opsat i TIMESAFE mv. Også forhold som eksempelvis navngivningspolitik blev afstemt, så det fremover er nemt at formidle rammer og ønsker tydeligt videre til fremtidige brugere af TIMESAFE.

Allerede på opstartsworkshoppen blev de første anlægstyper registreret i platformen – fra opmærkning med QR koder på de konkrete anlæg til egentligt færdigdokumenterede anlæg i TIMESAFE. Ud over at nye TIMESAFE brugere kan øve sig på selve den basale brug af TIMESAFE, så giver denne fremgangsmåde også gode reflektioner, som er vigtige i forhold til at sikre en stærk, fremtidig proces.

“Vi havde en god opstartsworkshop med TIMESAFE, som både var konkret og effektiv. Eksempelvis fandt vi ud af hvor vigtigt det er, at vi alle er afstemte omkring hvad god navngivning egentlig er og vil sige. Med en fast rød tråd i vores navngivning af de tekniske anlæg kan vi melde klart og tydeligt ud til vores egne teamkoordinatorer, tekniske servicemedarbejdere og vores forskellige leverandører, hvad det konkret er vi ønsker”, siger Kristina Andersen, Projektleder – Fælles Drift & Service, Kommunale Bygninger og den formelle systemejer af TIMESAFE i Odder Kommune.

Efter opstartsworkshoppen gennemførtes et kort registreringsforløb, hvorefter der blev evalueret og konkluderet på erfaringerne. Registreringen blev foretaget af Kristian Egebæk, Teknisk Serviceleder i Odder Kommune, der har den faglige ballast til også at kunne reflektere over hvilke data, der reelt set er vigtige at få kortlagt.

3. Introduktion for tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune

Med et godt fundament og en god indledende proces som afsæt inviteredes alle tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune til møde, hvor de blev introduceret for TIMESAFE. De tekniske servicemedarbejere er vigtige brikker i registreringsprocessen, men skal også bruge TIMESAFE fremadrettet efter registreringsforløbet. TIMESAFE blev inviteret ind som facilitator på intromødet, så der var mulighed for at få besvaret de spørgsmål, der måtte komme fra de tekniske servicemedarbejdere til brugen af TIMESAFE.

En vigtig del af vores succeskriterium for TIMESAFE er, at få skabt tilfredshed med værktøjet blandt alle vores tekniske servicemedarbejdere og derfor er det også vigtigt for os, at de bliver inddraget tidligt i processen. De skal kunne se, at det giver dem noget, ligesom vi har set, at det giver os i ejendomscentret noget.

Claus Colding

4. Færdigregistrering og dokumentation af de prioriterede tekniske anlægstyper

Aktuelt er den sidste del af registreringsprocessen i gang og med et helt korps af engagerede tekniske servicemedarbejdere til at kortlægge anlæggene på de ejendomme, hvor de normalt har deres hverdag, forventes en effektiv registrering.

Processen fremadrettet i forhold til energiledelse

En vigtig konstatering i Odder Kommune har været, at det samlet set går hurtigst fremad, hvis der tages små skridt til at starte med, så der kommer styr på processen, som så kan intensiveres efterfølgende.

I stedet for at starte op med registreringen af alle de mere end 100 forskellige slags tekniske anlæg, som TIMESAFE aktuelt understøtter, blot fordi det er muligt, har der været foretaget en konkret prioritering af indsatsen. Prioriteringen tilgodeser både energiledelsen, en håndfuld brandrelaterede anlægstyper samt alle Odder Kommunes elevatorer, hvorpå der udføres lovpligtig service og faldprøve.

Odder Kommune er inddelt i fire geografiske områder og registreringen i TIMESAFE påbegyndes i område 1. Når registreringen er gennemført i område 1 er der banet vejen for, at energistyringssystemet (EMS) EnergyKey kan blive taget i anvendelse, mens registreringen i TIMESAFE fortsætter i de andre områder. Når de er på plads kan de ligeledes sættes op i EnergyKey.

Jeg synes, at vi har fået etableret en rigtig god proces, som vi alle kan forstå, kan følge med i og kan håndtere.

Claus Colding

Kontaktpersoner

Er du interesseret i at høre mere, så kontakt gerne følgende personer:

Odder Kommune
Claus Colding – claus.colding@odder.dk / 20902027
Kristina Andersen – kristina.andersen@odder.dk / 20905340

TIMESAFE
Steen Olsen – steen@timesafe.dk / 20908257

Center for Ejendomme i Ishøj Kommune arbejder med vedligeholdelse og servicering af kommunens ca. 160.000 m2 ejendomme. At der er styr på den løbende servicering af ventilationsanlæggene er med til at sikre bedre indeklima til gavn for både medarbejdere og borgere i kommunen, men også at der ikke forbruges unødig energi og dermed penge.

TIMESAFE lægger bunden for service- og vedligeholdelsesarbejdet, som de to ventilations servicevirksomheder, Pacco og T. Jespersen Ventilation, skal varetage i de kommende år. Med TIMESAFE som bindeled er det uhyre nemt for Ishøj Kommune at følge med i den løbende servicering af de mere end 400 ventilationsanlæg. Samtidig gør værktøjet det også muligt at tage relevante databaserede dialoger med de to serviceleverandører omkring de forskellige forbedringspotentialer, der kortlægges i løbet af samarbejdet.

Inddragelse, dialog og fokus på godt samarbejde

TIMESAFE er et samarbejdsværktøj til service og vedligehold af tekniske anlæg, som har til formål at få skabt et fælles overblik, forankre viden, styrke samarbejdet mellem partnere og gøre det mere transparent. På det grundlag er leverandørinddragelse, dialog og fokus væsentlige nøgleord.

Jan Pedersen, Projektleder for digitale løsninger, Ishøj Kommune:

I forbindelse med indgåelsen af en ny stor serviceaftale som netop har været udbudt af Ishøj Kommune, har anvendelsen af TIMESAFE givet os mulighed for at inddrage vore leverandører i processen allerede inden opstarten af serviceaftalen. En netop afholdt fælles workshop med deltagelse af os, vores leverandører og TIMESAFE, som for øvrigt faciliterede workshoppen, har givet alle parter en større fælles forståelse for strukturen i det fremtidige samarbejde mellem os som kunde, leverandørerne og TIMESAFE som systemleverandør.

Hos TIMESAFE leverer vi i forvejen vores samarbejdsværktøj til nogle af landets største bygningsejere – blandt andet en lang række andre kommuner. Erfaringerne har vist os, at en god opstart er særdeles vigtig i forhold til at få mest mulig værdi og viden ud af værktøjet og samarbejdet og netop derfor er det så vigtigt, at serviceleverandørerne inddrages forud for samarbejdets begyndelse.

Jan Pedersen fortsætter:

På baggrund af de input vi fik på workshoppen, har vi fået mulighed for at tilrette vores fælles interface i TIMESAFE, så det opfylder alles behov og ønsker til brugerfladen, samtidig med at platformen lever op til vore forventninger om et væsentligt forøget overblik og endnu højere datakvalitet.

Succesfuld implementering en skabelon for fremtiden

Ishøj Kommune har fået TIMESAFE til at planlægge og facilitere træningsworkshoppen og sikre, at de to serviceleverandørers teknikere er klædt godt nok på til at anvende værktøjet bedst muligt i årene fremover.

Steen Olsen, Partner i TIMESAFE:

Vi har erfaring fra mange andre kommunale kunder og kan se, at de mest succesfulde samarbejder oftest er dem, hvor der har været inddragelse af leverandører og fokus på en åben, ærlig og udviklingsorienteret dialog fra starten af. Vi er glade for at kunne facilitere denne forståelse og brobygning.

Jan Pedersen følger op:

Jeg er overbevist om at den succesfulde implementering af TIMESAFE, dels vil blive en gevinst for både Ishøj Kommune og vore serviceleverandører og dels at processen vil fungere som skabelon for fremtidige samarbejdsaftaler og udbud af teknisk karakter i Ishøj Kommune.

FAKTA

Ishøj Kommune styrer mere end 100 ejendomme i TIMESAFE. Ishøj Kommune’s samlede bygningsmasse udgør ca. 160.000 m2.

innovationSilkeborg har inviteret Stiftende Partner Steen Olsen, TIMESAFE og Lars Thygesen, Faglig leder ved Energi & Teknik i Silkeborg Kommune til at dele ud af konkrete erfaringer med det, der har vist sig at være et specielt vellykket OPS-projekt (offentlig-privat samarbejde).

Programmet

11.30 – 12.00 Ankomst og frokost
12.00 – 12.10 Velkomst ved Lone Lyrskov, Kommunaldirektør Silkeborg Kommune
12.10 – 12.30 Offentlige-private samarbejder – derfor!
12.30 – 13.15 TIMESAFE hjælper kommunerne med overblik
13.15 – 13.30 Pause og Virtual Reality Demo Lab v. TimeStory
13.30 – 14.15 Undgå typiske faldgruber i offentlige-private samarbejder
14.15 – 15.00 Kan Virtual Reality Exposure hjælpe psykisk sårbare unge?
15.00 – 16.00 Afrunding og networking

Arrangementet er gratis og finder sted den 15. november i byrådssalen på Det Gamle Rådhus. Der er kun plads til 45, så tilmelding er nødvendig.

Tjek beskrivelserne af det spændende program og tilmeld dig på innovationSilkeborg’s hjemmeside